На бирже курсовых и дипломных проектов можно найти образцы готовых работ или получить помощь в написании уникальных курсовых работ, дипломов, лабораторных работ, контрольных работ, диссертаций, рефератов. Так же вы мажете самостоятельно повысить уникальность своей работы для прохождения проверки на плагиат всего за несколько минут.

ЛИЧНЫЙ КАБИНЕТ 

 

Здравствуйте гость!

 

Логин:

Пароль:

 

Запомнить

 

 

Забыли пароль? Регистрация

Повышение уникальности

Предлагаем нашим посетителям воспользоваться бесплатным программным обеспечением «StudentHelp», которое позволит вам всего за несколько минут, выполнить повышение уникальности любого файла в формате MS Word. После такого повышения уникальности, ваша работа легко пройдете проверку в системах антиплагиат вуз, antiplagiat.ru, etxt.ru или advego.ru. Программа «StudentHelp» работает по уникальной технологии и при повышении уникальности не вставляет в текст скрытых символов, и даже если препод скопирует текст в блокнот – не увидит ни каких отличий от текста в Word файле.

Работа № 85980


Наименование:


диплом документационное обеспечение деятельности торгового предприятия на примере ООО «Тройка».

Информация:

Тип работы: диплом. Добавлен: 24.3.2015. Сдан: 2012. Страниц: 145. Уникальность по antiplagiat.ru: < 30%

Описание (план):



ОГЛАВЛЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ...……………………………………………………………………...4
ГЛАВА 1. КРАТКАЯ ИСТОРИЯ, ФУНКЦИИ И СТРУКТУРА
ООО «ТРОЙКА»...………………………………………………………….19
1.1. История создания и направления деятельности
ООО «Тройка»………………………………………………………………19
1.2. Организационная структура…………………………………………...24
ГЛАВА 2. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
ООО «ТРОЙКА»..……………………………………………………………….32
2.1. Организационные документы………………………………………...32
2.2. Распорядительные документы...……………………………………...46
2.3. Информационно-справочная документация...……………………….53
2.4. Документирование торгово-сбытовой деятельности...……………...59
ГЛАВА 3. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ.………………...65
3.1. Технология работы с входящими, исходящими и внутренними
документами………...………………………………………………………65
3.2. Автоматизированные технологии в работе с документами………...77
3.3. Организация хранения документов…………………………………..81
ГЛАВА 4. РЕКОМЕНДАЦИИ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОБЩЕСТВА С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «ТРОЙКА» ...89
4.1. Совершенствование нормативной базы документационного
обеспечения ООО «Тройка» ………………………………………………89
4.2. Совершенствование документационного обеспечения деятельности
предприятия на основе внедрения КИС «Босс-Референт» ……………...98
ЗАКЛЮЧЕНИЕ ………………………………………………………………..109
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ..…….112
ПРИЛОЖЕНИЯ ……………………..…………………………………………119

ВВЕДЕНИЕ


В условиях стремительного прогресса рыночных отношений и конкурентной экономики своевременное и правильное решение стратегических и тактических задач определяет жизнеспособность фирмы, организации.
Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения качества управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как управленческое решение всегда базируется на информации, носителем которой является документ на различных основах1.
Во время рыночных отношений немаловажное значение придается механизации и автоматизации делопроизводственных процессов, которые увеличивают производительность труда работников занятых в управлении. Рационализации документационного обеспечения управления в предприятиях любой формы собственности необходимо уделить большое внимание, потому, что недостатки в постановке этой работы приводят к серьезным трудностям в работе руководителя и предприятия в целом. За счет более совершенной системы документационного обеспечения управления достигается более быстрое движение и исполнение служебных документов, их сохранение, использование и правильный отбор на государственное хранение.
Принцип работы по информационно-документационному обслуживанию сводится к набору одних и тех же операций. Только в одних организациях они выполняются вручную, в других - с помощью средств механизации, в третьих - эти процессы полностью автоматизированы. Но все эти этапы делопроизводственного цикла работы с документами аналогичны. Поэтому грамотный работник управленческого аппарата должен уметь не только правильно составлять и оформлять сами документы, но и знать, какие виды работ выполняются с этими документами.
К сожалению, многие руководители предприятий, работники, отвечающие за документационное обеспечение управления, не знакомы с основами современного делопроизводства, а тем более - с тонкостями ведения документации.
Вместе с тем, правильное составление и оформление документов в соответствии с новыми нормативами - важнейшая обязанность работников делопроизводственных служб.
Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой. Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы работники не отвлекались от главных производственных целей предприятия.
Выбранная нами тема актуальна, поскольку известно, что организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Как показывают современные исследования, 85% рабочего времени сотрудников организаций тратится на подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу документов. Управление и работа с документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия. Оно означает особую работу с документами и данными: координацию процессов создания, изменения, распространения.
Актуальность исследования. В современной социально-экономической обстановке в условиях поиска оптимальных путей информатизации общества и вхождения России в мировое информационное пространство первостепенное значение приобретает решение многоаспектной проблемы документационного обеспечения управления (ДОУ), при помощи которого процессы документирования, организации документов и документооборота приобретают нормативный или упорядоченный характер.
Нужно учитывать, что переход на новые технологии требует надлежащей правовой и нормативной базы, продуманной системы архивного хранения, квалифицированных исполнителей и руководителей, способных охватить весь круг сопутствующих проблем. Самые совершенные технологии без этих условий не принесут ожидаемого результата. Решение проблемы управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств.
Документирование информации, её поиск, обработка, хранение, передача требуют значительных финансовых, материальных, трудовых ресурсов и времени. Поэтому организация эффективной работы с документами, совершенствование всех информационно-документационных процессов как в масштабе общества в целом, так и на уровне отдельных предприятий, организаций, учреждений является важнейшим направлением управленческой деятельности.
Актуальность темы дипломного проекта определила ее цель, задачи и структуру исследования.
Объектом дипломного исследования является документационное обеспечение деятельности коммерческих организаций.
Предмет - документационное обеспечение деятельности торгового предприятия на примере ООО «Тройка».
Цель дипломной работы - изучить организацию и технологии делопроизводства в торговом предприятии «Тройка».
Цель работы определила следующие задачи:
- проанализировать историю создания и направления деятельности ООО «Тройка», его функции и структуру;
- выявить организацию документирования деятельности торгового предприятия «Тройка», рассмотрев порядок оформления общей и специальной документации;
- рассмотреть организацию работы с документами в обществе, изучив технологию работы с документами, организацию их хранения;
- разработать рекомендации по совершенствованию нормативной базы документационного обеспечения организации, а также на основе внедрения корпоративной информационной системы.
С учетом недостаточной разработки темы, при написании настоящей дипломной работы был использован широкий круг источников. По юридическому статусу, уровню разработки и области применения их можно разделить на три группы: законодательные акты, нормативно-методические документы и внутренние (неопубликованные) документы ООО «Тройка».
К категории законодательных актов относятся кодексы, федеральные (в том числе федеральные конституционные) и региональные законы. При разработке дипломного проекта автором были использованы следующие законодательные акты, регламентирующие работу с документами:
Гражданский Кодекс Российской Федерации - основной законодательный акт, регулирующий правовые отношения между участниками гражданского оборота. Автором в большинстве своем была использована вторая часть, прописывающая основные виды договоров, а также глава 10 первой части (оформление доверенности). Изучены статьи 185 (доверенность), 186 (срок доверенности), 188 (прекращение доверенности) главы 10 подраздела 4 раздела 1 части первой; весь подраздел 2 раздела 3 первой части (особенно ст.434 «Форма договора»).
Трудовой Кодекс Российской Федерации - основополагающий документ, регулирующий трудовые отношения в России. В нашем случае с помощью данного законодательного акта автор изучил соответствующую документацию, затрагивающую трудовой договор, рабочее время, время отдыха, оплату и нормирование труда и т.п. Автором были использованы следующие разделы: седьмая глава («Коллективные договоры и соглашения»); третий раздел («Трудовой договор»); разделы четвертый - шестой, посвященные рабочему времени и времени отдыха; тридцать вторая глава («Ученический договор»); тридцать девятая глава («Материальная ответственность работника»). 2
Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» № 65-ФЗ от 06 апреля 2011г. Настоящий закон регулирует отношения, возникающие при формировании и использовании информационных ресурсов на основе создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и предоставления потребителю документированной информации; создании и использовании информационных технологий и средств их обеспечения; защите информации, прав субъектов, участвующих в информационных процессах и информатизации. Закон содержит определения, касающиеся информации и ее документирования.3
Федеральный закон «Об электронной подписи» № 169-ФЗ от 01 июля 2011г. Целью настоящего закона является обеспечение правовых условий использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе. В этом законе определены условия использования электронной цифровой подписи, особенности ее использования.1
Федеральный закон «Об архивном деле» № 227-ФЗ от 27 июля 2010г. В данном документе прописывается управление архивным делом, хранение и учет архивных документов, комплектование архивов архивными документами, доступ к архивным документам и их использование и т.п.2
Федеральный закон «О коммерческой тайне» № 200-ФЗ от 11 июля 2011г. регулирует отношения, связанные с установлением, изменением и прекращением режима коммерческой тайны в отношении информации, составляющей секрет производства. Освещает вопросы отнесения информации к информации, составляющей коммерческую тайну, и способы получения такой информации; сведения, которые не могут составлять коммерческую тайну; предоставления информации, составляющей коммерческую тайну; охраны конфиденциальности информации и т.д.3
Федеральный закон «О персональных данных» № 261-ФЗ от 25 июля 2011г. регулирует деятельность по обработке (использованию) персональных данных. Целью настоящего Федерального закона является обеспечение защиты прав и свобод человека и гражданина при обработке его персональных данных, в том числе защиты прав на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну. Рассматривает принципы и условия обработки персональных данных, их конфиденциальность, общедоступные источники, категории персональных данных, права субъекта и т.п.1
Федеральный закон «Об обществах с ограниченной ответственностью» № 405-ФЗ от 06 декабря 2011г. Настоящий Федеральный закон определяет в соответствии с Гражданским кодексом < 10164072/4/> Российской Федерации правовое положение общества с ограниченной ответственностью, учреждение общества, уставный капитал и имущество общества, права и обязанности его участников, управление в обществе, порядок создания, реорганизации и ликвидации общества.2
Комплекс федеральных нормативно-методических материалов по документационному обеспечению составили:
Постановление Правительства Российской Федерации № 477 от 15 июня 2009г. «Об утверждении Правил делопроизводства…», где указаны правила по созданию документов, требования к организации документооборота, особенности работы с электронными документами, указан перечень обязательных сведений о документах, используемых в целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота.3
Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству, утвержденные Приказом Росархива от 23 декабря 2009г. № 76, рассматривают порядок разработки, утверждения, внесения изменений в инструкцию, структуру и содержание инструкции (общие положения, основные понятия, создание документов, организация документооборота, документальный фонд, работа исполнителя с документами и т.п.).1
Государственная система документационного обеспечения управления. Этот документ представляет собой совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления. Это один из основополагающих федеральных нормативных актов, содержащий комплекс требований и положений, способствующих разработке единых подходов не только к традиционному, но и автоматизированному управлению документацией - информационному менеджменту. ГСДОУ упорядочивает организационную структуру управления документационным обеспечением в организациях путем решения вопросов построения типовых служб ДОУ, организацию технологического процесса создания и обработки документации. ГСДОУ способствует разрешению ряда проблем автоматизации, создания и обработки документов и включает нормативные положения и правила общегосударственного масштаба и значения. Вместе с тем, являясь государственной по существу, система ориентирована и на применение в негосударственных структурах во всех своих аспектах.2
ГОСТ Р 51141-98. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Настоящий стандарт, является, важным этапом обновления нормативно-методической базы делопроизводства и архивного дела в соответствии с федеральным законодательством и современным уровнем развития данной отросли. Термины, установленные настоящим стандартом, должны быть использованы во всех видах документации. Содержательную основу стандарта составляют три раздела: «Общие понятия», «Делопроизводство» и «Архивное дело».1
Также были использованы такие нормативные акты, как ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации, и устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.2
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования». Настоящий стандарт распространяется на управление документами (всех форматов и на всех носителях), создаваемыми или получаемыми государственной или коммерческой организацией в процессе ее деятельности или лицом, на которого возложена обязанность создавать и сохранять документы; содержит положения об ответственности, политике, процедурах, системах и процессах, связанных с документами организаций; содержит руководящие указания по управлению документами в рамках процессов управления качеством и управления окружающей средой в соответствии с национальными стандартами ГОСТ Р ИСО 9001 и ГОСТ Р ИСО 14001; содержит методические рекомендации по проектированию и внедрению документной системы.3
ГОСТ Р 52292-2004 «Электронный обмен информацией» посвящен вопросам электронного обмена информацией, раскрывая общие понятия, понятия документа в социальной среде, информационное описание документа, обработку данных.1
«Правила ведения и хранения трудовых книжек», утвержденные Постановлением Правительства РФ № 225 от 16 апреля 2003г.. Настоящие Правила устанавливают порядок ведения и хранения трудовых книжек, внесение в них изменений, дубликатов, процедуру выдачи трудовой книжки при увольнении работника, вкладышей в трудовую книжку, их учет и хранение, ответственность за соблюдение порядка ведения, а также порядок изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей. 2
«Инструкция по заполнению трудовых книжек», утвержденная Постановлением Министерства труда и социального развития РФ № 69 от 10 октября 2003г., устанавливающая порядок заполнения трудовых книжек, вкладышей в них, дубликатов трудовых книжек. Включает в себя общие положения, заполнение сведений о работнике, о работе, о награждениях, об увольнении (прекращении трудового договора) и с учетом перевода, особенности заполнения дубликатов, а также предоставляет формы журналов по их учету.3
«Перечень типовых архивных управленческих документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», введенный в действие на основании Приказа Министерства культуры РФ № 558 от 25 августа 2010г. Перечень включает типовые управленческие архивные документы, образующихся в результате деятельности вышеперечисленных организаций с указанием срока их хранения. Перечень состоит из нескольких разделов. Первый включает документы, отражающие распорядительные, организационные функции управления, функции контроля, а также правовое обеспечение управления, организацию документационного обеспечения управления и хранения документов организациями; < documents/perechen_typdocs_main_2.shtml> разделы со второго по четвертый включают документы, последовательно раскрывающие планирование, ценообразование, финансирование, кредитование, учет и отчетность; < documents/perechen_typdocs_main_5.shtml> пятый раздел содержит документы об организации и осуществлении экономических, научно-технических, культурных и иных связей организаций; шестой включает документы об информационном обслуживании деятельности организаций; седьмой включает документы по организации труда, нормированию труда, тарификации, оплате труда, охране труда; восьмой < documents/perechen_typdocs_main_8.shtml> содержит документы о работе с кадрами: приеме, перемещении, увольнении работников, повышении их квалификации, проведении аттестации, а также награждении; девятый содержит документы о материально-техническом обеспечении деятельности и организации хранения имущественно-материальных ценностей; < documents/perechen_typdocs_main_10.shtml> десятый включает документы по административному и хозяйственному обслуживанию организаций: соблюдению правил внутреннего распорядка, эксплуатации служебных зданий, транспортному обслуживанию, внутренней связи, обеспечению безопасности организаций; одиннадцатый содержит документы, отражающие социально-бытовые вопросы, в том числе, социальное страхование, жилищно-бытовые вопросы, организацию досуга; < documents/perechen_typdocs_main_12.shtml> двенадцатый содержит документы, отражающие организацию деятельности первичных профсоюзных и иных общественных организаций (объединений).1
«Основные правила работы архивов организаций», одобренные Решением Коллегии Росархива от 06 февраля 2002г. являются нормативно-методическим документом, определяющим их деятельность. Правила основываются на действующей правовой базе в области информации, документационного обеспечения управления и архивного дела, синтезируют опыт отечественного архивного дела, учитывают современные достижения в применении технических средств и информационных технологий в работе с документами.1
Важнейшими неопубликованными источниками, использованными при подготовке дипломного проекта, являются организационно-распорядительные документы (прежде всего, локальные акты) ООО «Тройка»:
Устав Общества с ограниченной ответственностью «Тройка», утвержденный 1 декабря 1999г. в соответствии с Гражданским Кодексом Российской Федерации Администрацией г.о. Сызрань. в данному учредительном документе прописаны общие положения; виды деятельности Общества; уставный капитал Общества; права и обязанности участников Общества; выход участника Общества из Общества; переход доли участника Общества в уставном капитале Общества к другим участникам Общества и третьим лицам; общее собрание участников Общества; единоличный исполнительный орган Общества; распределение прибыли Общества; порядок хранения документов Общества и порядок предоставления Обществом информации; реорганизация и ликвидация Общества.2
«Правила внутреннего трудового распорядка для работников ООО «Тройка» утверждены Генеральным директором предприятия и распространяются на всю деятельность и на весь персонал организации. Освещают вопросы приема и увольнения сотрудников, основные обязанности работников и администрации, рабочее время и время отдыха, поощрения за успехи в работе, ответственность за нарушение трудовой дисциплины и т.п.1
Кроме того, в ООО «Тройка» используются штатное расписание (форма отчётности юридического лица, организационно-распорядительный документ, отображающий структуру компании, численность отделов, сотрудников, а также размер их заработной платы), Положение о финансовой службе и Положение о порядке проведения закупок на предприятии.
Ко второй категории изданий относится научная литература. При написании дипломной работы были изучены труды авторитетных специалистов в области документоведения Т.В. Кузнецовой, Андреевой В.И., С.Л. Кузнецова, Т.А. Медведевой, И.М. Филиновой и т.п.
В учебно-практическом пособии Кузнецовой Т.В. «Секретарское дело» значительное внимание уделено методам совершенствования работы с документами, вопросам эргономики, рационализации офисного труда на основе традиционных и автоматизированных технологий.2
Это издание содержит многочисленные образцы и формы документов. В конце приведен обширный список законода­тельных актов, нормативно-методических материалов и литературы. В каждом разделе, кроме организационных моментов, излагаются требования к составлению и обработке специальных документов (трудовой договор, письмо, протокол, приказ). Приведено также большое количество учетно-регистрационных форм, на которых основываются специальные информационно-поисковые системы. Даются детальные характеристики федеральных нормативных актов, регламентирующих документационное обеспечение специальных функций управления.
В работе Т.В. Кузнецовой «Делопроизводство (документационное обеспечение управления)» рассматриваются способы документирования, а также нормативно-методическая база делопроизводства; изложены основы делопроизводства, подробно описывается организация работы с документами и бездокументационное обслуживание. Это пособие охватывает широкий комплекс вопросов по делопроизводству.1
В справочном издании М.В. Стенюкова «Образцы, шаблоны документов по делопроизводству» собраны самые важные правила и нормы по составлению документов в соответствии с существующими стандартами. Даны также образцы наиболее используемых видов документов, рекомендации по организации документооборота на предприятии, рациональной систематизации документов и обеспечению их хранения. Справочное пособие включает в себя руководство по составлению и правильному оформлению различных документов с учетом требований существующих стандартов.2
В дипломной работе использованы материалы учебного пособия А. Непогоды «Делопроизводство организации». В этой работе на весьма высоком научно-теоретическом уровне рассмотрены принципы управления на основе новых информационных технологий в организациях различного типа, формирование концепции и методологии управления документационными ресурсами для принятия решений на базе информационного менеджмента в историческом развитии. 3
Актуальная для России тема автоматизации делопроизводства и документооборота нашла отражение в статьях М.П. Бобылевой «Эффективный документооборот: от традиционного к электронному», Т. Елизаветиной «Делопроизводство на компьютере». Авторы данных статей описывают возможные пути автоматизации документооборота, особенности автоматизации российских предприятий, современное состояние и перспективы развития рынка систем электронного делопроизводства. 1
В настоящее время рынок систем электронного документационного обеспечения управления весьма разнообразен, поэтому актуальна проблема выбора системы для конкретной организации. Этой проблеме выбора системы посвящено издание С.Л. Кузнецова «Современные технологии документационного обеспечения управления». Автор перечисляет общие обязательные требования к программному обеспечению; приводит список основных необходимых функций, которые должна обеспечивать система электронного документооборота. Также здесь даются рекомендации по выбору системы автоматизации, характеристики документальной информационной системы; описываются особенности документальных информационных систем, методические рекомендацию по созданию. 2
При разработке дипломной работы особое внимание было уделено и статьям, опубликованным в таких средствах массовой информации в 2010-2012гг., как «Финансовая газета» и «Секретарь-референт». В рубриках М.П. Бобылевой, В.Ф. Янковой, Е.А. Кошелева рассматриваются такие актуальные вопросы, как система делопроизводства в организации, формирование дел и подготовка их к архивному хранению, создание корпоративной нормативно-методической базы ДОУ и т.п.3
Кроме того, были использованы такие сайты, как www.fingazeta.ru < /www.intertrust.ru>, www.gdm.ru < >Все вышеперечисленные издания и статьи, использованные для написания данной работы, написаны на основе действующих законодательных и норма­тивно-методических актов, новейшей литературы, изучения опыта работы и представляют огромный интерес для работников делопроизводства.
Настоящая дипломная работа - это попытка восполнить пробел в исследовании проблем документального обеспечения организаций. Практическая значимость исследования состоит в том, что его основные положения и выводы могут быть использованы в целях повышения эффективности управления документацией в торговых предприятиях.
Дипломная работа состоит из введения, трех основных глав, заключения, списка литературы и приложений.
В первой главе рассматриваются теоретические вопросы документирования деятельности предприятий. Вторая глава посвящена данному вопросу на примере конкретной организации - Общества с ограниченной ответственностью «Тройка». Здесь представлены краткая характеристика компании, документирование деятельности и порядок работы с документами в фирме. В третьей главе даются конкретные рекомендации, направленные на совершенствование нормативной базы торгового предприятия, а также предложен вариант внедрения КИС «Босс-Референт» для повышения эффективности в системе документационного обеспечения в ООО «Тройка».




ГЛАВА 1. КРАТКАЯ ИСТОРИЯ, ФУНКЦИИ И СТРУКТУРА ООО «ТРОЙКА»
1.1. История создания и направления деятельности ООО «Тройка»


Общество с ограниченной ответственностью «Тройка» создано 1 декабря 1999г. в соответствии с Гражданским Кодексом Российской Федерации. Общество образовано на основании решения общего собрания учредителей в г.о.Сызрань. Организация находится по адресу: 446026, Самарская область, г.Сызрань, ул.Декабристов, 791.
ООО «Тройка» представляет собой коммерческую организацию, занимающуюся оптовой и розничной торговлей продовольственных товаров.
Общество с ограниченной ответственностью «Тройка» осуществляет свою деятельность в соответствии с законодательством Российской Федерации, действуя на основании Устава, где указаны:
1. общие положения;
2. виды деятельности Общества;
3. уставный капитал Общества;
4. права и обязанности участников Общества;
5. выход участника Общества из Общества;
6. переход доли участника Общества в уставном капитале Общества к другим участникам Общества и третьим лицам;
7. общее собрание участников Общества;
8. единоличный исполнительный орган Общества;
9. распределение прибыли Общества;
10. порядок хранения документов Общества и порядок предоставления Обществом информации;
11. реорганизация и ликвидация Общества.
ООО «Тройка» является юридическим лицом с момента государственной регистрации и:
- имеет в собственности обособленное имущество, учитываемое на самостоятельном балансе;
- может быть истцом и ответчиком в суде;
- несет обязанности, необходимые для осуществления любых видов деятельности, не запрещенных законом;
- может заниматься лицензируемыми видами деятельности при наличии лицензии;
- вправе открывать банковские счета на территории РФ и за ее пределами;
- имеет круглую печать;
- имеет штампы, бланки, эмблему.
Общество самостоятельно осуществляет свою деятельность, распоряжается полученной прибылью, оставшейся в его распоряжении после уплаты налогов и других обязательных платежей.
Имущество магазина составляют его основные фонды и оборотные средства, а также иные ценности, стоимость которых отражается в балансе предприятия. Имущество не подлежит изъятию иначе как по решению суда, за исключением случаев, предусмотренных законодательством.
Источниками формирования имущества предприятия являются;
доходы от предпринимательской деятельности;
иные источники, не запрещенные законодательством.
Основным обобщающим показателем финансовых результатов хозяйственной деятельности магазина является прибыль.
Общество с ограниченной ответственностью «Тройка» представляет собой сеть магазинов. В названии компании, уже изначально была заложена ее философия, в основе которой - удовлетворение трех основных потребностей клиента:
- гарантированное качество товаров при низких ценах:
- универсальный ассортимент товаров повседневного спроса;
- удобное месторасположение и время работы магазинов.
В настоящее время сеть насчитывает пять универсамов в городе. Ежедневно ООО «Тройка» обслуживает около двух тысяч покупателей. В 2010 году клиентами «Тройки» свыше 300 000 покупателей Сызрани. Оборот компании по итогам прошлого года составил 250 миллионов рублей. В 2012 году планируется открытие еще двух магазинов.
Сегодня ООО «Тройка» делает все возможное для создания оптимального, гармоничного баланса в треугольнике клиент-производитель-продавец.
- Клиенты - получают низкие цены, гарантированное высокое качество продукции и обслуживания.
- Производитель - увеличивает объем выпускаемой продукции и соответственно получает дополнительную прибыль. Выстраивая свою работу с производителем «Тройка» взяла часть его функций на себя. А именно, продвижение товара на рынке. Тем самым производитель ограничивает себя от сложностей, связанных с процессом маркетинга и рекламы.
- Продавец - увеличивает объем продажи товаров.
- Государство - получает в лице компании исполнительного налогоплательщика.
ООО «Тройка» зарекомендовало себя как надежного партнера в работе с такими организациями области;
- в качестве покупателя: ЗАО «Оптовый рынок» (г.Самара), ООО «Айсберг» (г.Тольятти), ОАО «Сызранский хлебокомбинат» (г.Сызрань) и т.п.
- в качестве поставщика: индивидуальные предприниматели, предприятия под заказ и население.
Рассмотрим направления деятельности данного торгового предприятия более подробно.
ООО «Тройка» уделяет значительное внимание закупочной коммерческой деятельности в силу того, что работает с товарами первой необходимости и неправильная организация закупочной деятельности может привести к ухудшению качества продуктов и снижению спроса на него.
Такая ситуация недопустима для предприятия, ведь в данный момент оно работает в условиях высокой конкуренции, и даже незначительное снижение качества продукции может привести к потере клиентов и снижению рентабельности предприятия.
Т.к. исследуемые магазины осуществляет продажу товаров, которые уже имеются на складе, то, следовательно, с поставкой товара проблем не возникает. Продукция немедленно поступает в магазин для реализации. Продажа товаров является основной частью коммерческой работы торгового предприятия.
Перед продажей товара осуществляется его подготовка. Перед продажей необходимо: распаковать (освободить) товар от внешней упаковки; проверить соответствие цены, очистка от пыли; удаление мелких неисправностей. В магазинах ООО «Тройка» подготовку товаров к продаже осуществляют продавцы. Также в магазине много внимания уделяется расстановке товара. Новые товары выкладываются на видных местах, а товары, обладающие, низким спросом выкладываются с товарами, имеющими повышенный спрос. Ценники должны быть четко оформлены, крупно и разборчиво написана цена и наименование товаров. Важным коммерческим условием успешной продажи товаров в розничной торговой сети является изучение и прогнозирование покупательского спроса населения. Для обеспечения успешной реализации товаров на предприятии проводится ежедневная работа по изучению покупательского спроса. С этой целью в магазине организован компьютерный учет продажи и запасов товаров в ассортиментном разрезе, исследование рынка товаров с применением компьютерных технологий (Интернет). Также для изучения спроса используются материалы опросов покупателей, выставок-продаж, участие в ярмарках. В магазине существует дисконтная система скидок, поэтому постоянные покупатели получают приятные бонусы. Иногда предоставляются сезонные скидки на продукцию. Посетители могут приобрести товар хорошего качества, но по более низкой цене.
Важным элементом коммерческой работы по сбыту является формирование оптимального ассортимента товаров в магазине. ООО «Тройка» постоянно расширяет свой ассортимент, для то чтобы привлечь новую целевую аудиторию. Руководство учитывает пожелание покупателей1.
Как мы знаем, двигателем торговли является реклама. Поэтому в ООО «Тройка» поступление нового товара или скидки стараются освещать в средствах массовой информации, либо с помощью размещения на улицах в виде баннеров. Но т.к это удовольствие не из дешевых не всегда есть возможность осуществить рекламную компанию.
Из вышесказанного можно сделать вывод о том, что компания ООО «Тройка» старается максимально использовать все средства для успешной реализации товара, что позволяет компании успешно конкурировать на рынке уже 13 лет.


1.2. Организационная структура

Схематически организационную структуру линейного типа сети можно представить на Рис. 1. Такая структура наиболее подходит подобным небольшим организациям с небольшой численностью персонала1. В линейной организационной структуре используется четкая система взаимных связей, в ней ясно выражена ответственность, она гарантирует быстроту реакции на прямой приказ.

Генеральный директор

Покупатели и заказчики Финансовая служба Управление торговлей 1С: Бухгалтерия 8

Поставщики Служба управления торговлей и закупками

Склад

Торговые точки

Рис. 1. Организационная структура ООО «Тройка» и взаимосвязь подразделений с контрагентами

Из Рис. 1 мы можем увидеть, что в составе сети под руководством администрации общества с ограниченной ответственностью находятся:
- финансовая служба;
- служба управления торговлей и закупками;
- склад;
- торговые точки.
Управление торговлей производится автоматизировано, с помощью программы 1С: Бухгалтерия версия 8.2.
Всего в организации работает 41 человек. Состав и квалификация персонала представлены в Таблице 1.
Таблица 1. Состав и квалификация персонала
Вид персонала Кол-во работников 2009г. Кол-во работников 2010г. Кол-во работников 2011г. Отклонение 2011г. к 2009г.
чел. %
Руководители: - Генеральный директор - руководитель службы 1 1 1 2 1 2 - +1 - +50
Служащие: - Делопроизводитель 1 1 1 - -
Специалисты: - экономист; - бухгалтер; - кассир; - юрист; - менеджер по закупкам; - менеджер по продажам - 1 1 - 1 2 1 1 1 - 2 2 1 1 1 1 2 2 +1 - - +1 +1 - +100 - - +100 +50 -
Вспомогательный персонал: - кладовщик; - грузчик; - водитель 1 1 - 2 1 1 2 1 1 +1 - +1 +50 - +100
Основной персонал: - администратор - продавец; - кассир 4 10 5 5 11 7 5 12 8 +1 +2 +3 +50 +16,7 +37,5
Итого 29 38 41 +12 +29,3

Из Таблицы 1 видно, что в общей сложности количество персонала к 2012г. по сравнению с 2009г. увеличивается на 29,3%. Это происходит за счет увеличения штата специалистов, основного и вспомогательного персонала в силу географического расширения объектов и увеличения объема продаж.
Рассмотрим взаимосвязь структурных подразделений ООО «Тройка» более подробно.
Руководство организации представлено в лице Генерального директора, к функциям которого относятся осуществление контроля за финансовой и хозяйственной деятельностью общества в соответствии с его Уставом; обеспечение соблюдения законности деятельности; организация работы общества и эффективное взаимодействие всех структурных подразделений общества.
Трудовые отношения в ООО «Тройка» регулируются действующим трудовым законодательством, правилами внутреннего трудового распорядка, должностными инструкциями работников.
Генеральный директор ООО «Тройка»:
1. Руководит в соответствии с действующим законодательством хозяйственной и финансово-экономической деятельностью предприятия, неся всю полноту ответственности за последствия принимаемых решений, сохранность и эффективное использование имущества предприятия, а также финансово-хозяйственные результаты его деятельности.
2. Организует работу и эффективное взаимодействие всех структурных подразделений, направляет их деятельность на развитие и совершенствование деятельности с учетом социальных и рыночных приоритетов, повышение эффективности работы организации, роста объемов сбыта продукции и увеличение прибыли, качества и конкурентоспособности реализуемой продукции, ее соответствие стандартам в целях завоевания рынка и удовлетворения потребностей населения в продовольственных товарах.
3. Обеспечивает выполнение обществом всех обязательства перед федеральным, региональным и местным бюджетами, государственными внебюджетными социальными фондами, поставщиками, заказчиками и кредиторами, включая учреждения банка, а также хозяйственных и трудовых договоров (контрактов и бизнес-планов).
4. Принимает меры по обеспечению организации квалифицированными кадрами, рациональному использованию и развитию их профессиональных знаний и опыта, созданию безопасных и благоприятных для жизни и здоровья условий труда.
5. Обеспечивает правильное сочетание экономических и административных методов руководства, единоначалия и коллегиальности в обсуждении и решении вопросов, материальных и материальных стимулов повышения эффективности производства, применение принципа материальной заинтересованности и ответственности каждого работника за порученное ему дело и результаты работы всего коллектива, выплату заработной платы в установленные сроки.
9. Обеспечивает соблюдение законности в деятельности предприятия и осуществлении его хозяйственно-экономических связей, использование правовых средств для финансового управления и функционирования в рыночных условиях, укрепления договорной и финансовой дисциплины, регулирования социально-трудовых отношений, обеспечения инвестиционной привлекательности общества в целях поддержания и расширения масштабов предпринимательской деятельности.
10. Защищает имущественные интересы в суде, арбитраже, органов государственной власти и управления1.
В непосредственном подчинении Генерального директора находится делопроизводитель, к обязанностям которого относятся:
1. прием и регистрация корреспонденции, направление ее в структурные подразделения;
2. в соответствии с резолюцией Генерального директора ООО «Тройка» передача документов на исполнение;
3. контроль за исполнением документальных материалов;
4. ведение учета входящей и исходящей корреспонденции;
5. обеспечение сохранности проходящей служебной документации;
6. ведение документации по управлению кадрами;
7. выполнение служебных поручений Генерального директора.
В подчинении у Генерального директора находятся также и структурные подразделения, схематически представленные выше. Рассмотрим их функции.
Финансовая служба. Включает в себя экономиста, бухгалтера, кассира и юриста. К компетенции данного отдела можно отнести:
- в области финансов и экономики (разработка финансовых планов и бюджета, планов реализации продукции, кредитных и кассовых планов, планов по прибыли и контроль за их исполнением; оформление финансово-расчетных и кассовых операций; анализ хозяйственной и финансовой деятельности организации; участие в ценообразовании на продукцию; обеспечение своевременности расчетов и платежей; формирование единой экономической политики организации; экономическое планирования; формирование ценовой политики);
- в области бухгалтерского учета (формирование учетной и налоговой политики; подготовка и принятие плана счетов, форм первичных учетных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, разработка форм документов внутренней бухгалтерской отчетности; учет всех хозяйственных операций; учет исполнения бюджета; налоговый учет; составление бухгалтерского баланса и всех видов отчетности; осуществление платежей в наличной и безналичной форме; расчеты по заработной плате и иным выплатам с сотрудниками; проведение инвентаризации);
- в области юриспруденции (обеспечение соблюдения законности в организации; договорная работа; претензионно-исковая работа)1.
В состав Службы управления торговлей и закупками входят менеджер по закупкам, менеджер по продажам в количестве двух единиц каждого. Их функции включают:
- в области снабжения (обеспечение склада продукцией и материально-техническими ресурсами при необходимости и организация их рационального использования);
- в области продаж (сбор и анализ информации о рынке продовольственной продукции в городе и районе; поиск клиентов и ведение переговоров с ними; заключение контрактов; работа в области рекламы).
Кроме того, в подчинении у Службы управления торговлей и закупками находится склад, где задействованы кладовщики (2 единицы) и грузчик. К их компетенции относится:
- преобразование производственного ассортимента в потребительский, т.е. создание необходимого ассортимента для выполнения заказов клиента или торговых точек в соответствии с требованиями их администраторов;
- складирование и хранение;
- транспортировка грузов;
- предоставление услуг (подготовка товаров для продажи).
Торговые точки. Основная функция универсамов ООО «Тройка» - обеспечить обращение товаров и их продвижение от производителя к конечному потребителю. Торговое предприятие принимает на себя ответственную задачу по выполнению этой функции, поэтому от правильности организации торгово-технологического процесса зависит эффективность торговли, оперативность и качественное доведение товаров до покупателя.
При этом основными критериями успешности выполнения поставленной задачи являются широкий ассортимент предлагаемых товаров, надлежащее качество, высокий уровень обслуживания покупателей, наименьшие временные и трудовые затраты при одновременном достижении высоких показателей ........



Перейти к полному тексту работы


Скачать работу с онлайн повышением уникальности до 90% по antiplagiat.ru, etxt.ru или advego.ru


Смотреть похожие работы

* Примечание. Уникальность работы указана на дату публикации, текущее значение может отличаться от указанного.