На бирже курсовых и дипломных проектов можно найти образцы готовых работ или получить помощь в написании уникальных курсовых работ, дипломов, лабораторных работ, контрольных работ, диссертаций, рефератов. Так же вы мажете самостоятельно повысить уникальность своей работы для прохождения проверки на плагиат всего за несколько минут.

ЛИЧНЫЙ КАБИНЕТ 

 

Здравствуйте гость!

 

Логин:

Пароль:

 

Запомнить

 

 

Забыли пароль? Регистрация

Повышение уникальности

Предлагаем нашим посетителям воспользоваться бесплатным программным обеспечением «StudentHelp», которое позволит вам всего за несколько минут, выполнить повышение уникальности любого файла в формате MS Word. После такого повышения уникальности, ваша работа легко пройдете проверку в системах антиплагиат вуз, antiplagiat.ru, etxt.ru или advego.ru. Программа «StudentHelp» работает по уникальной технологии и при повышении уникальности не вставляет в текст скрытых символов, и даже если препод скопирует текст в блокнот – не увидит ни каких отличий от текста в Word файле.

Работа № 90651


Наименование:


Контрольная работа Организационные функции секретаря. Правила ведения деловой переписки

Информация:

Тип работы: Контрольная работа . Добавлен: 03.09.2015. Сдан: 2015. Страниц: 23. Уникальность по antiplagiat.ru: < 30%

Описание (план):


Оглавление
Введение 3
1. Организационные функции секретаря 4
1.1. Командировки 5
1.2. Прием посетителей 7
1.3. Телефонные переговоры 9
2. Правила ведения деловой переписки 11
2.1. Обязательные реквизиты делового письма 13
Заключение 22
Список использованной литературы 23

Введение
В течение всего рабочего дня секретарь выполняет множество функций такие как: работа с посетителями, телефонные переговоры, подшивка исполнительных документов в дела; выполнение работ на компьютере, организация копирования документов в соответствии с указанием руководителя.
Например, насколько грамотно и профессионально секретарь подготовит командировку руководителя, во многом зависит ее результат.
Секретарь помимо своих непосредственных функций, должен уметь организовывать свой рабочий день. Распределять свое рабочее время эффективно на то или иное дело, в зависимости от важности.
Секретарю часто приходится находить деловые контакты, а делает он это по средствам переписки.
Сегодня очень часто первый деловой контакт, да и все последующие тоже, происходит через письмо. А чтобы такие контакты были действительно деловыми, и главное - продуктивными, нужно знать конкретные правила деловой переписки.
Каждое письмо - это не только отражение деловой позиции человека, но и его визитная карточка в деловом мире. А визитная карточка должна выглядеть достойно: способствовать эффективной работе и хорошему тону общения с клиентами/партнёрами/коллегами. Ведь по формулировке и оформлению мыслей можно многое сказать о человеке, стоящем за ними. Поэтому этика делового общения так важна при переписке.
Цель контрольной работы - рассмотреть организационные функции секретаря и изучить структуру делового письма.
Для достижения целей необходимо решить следующие задачи:
1. Рассмотреть нормативную документацию;
2. Изучить требования к составлению делового письма;
3. Изучить функции секретаря.
1. Организационные функции секретаря
Примерное расписание рабочего дня секретаря в офисе.
Первая половина дня (приходит секретарь на работу за 10 - 15 минут до начала рабочего дня):
- проверяет состояние своего рабочего места, а также руководителя, по необходимости проветривает кабинет руководителя;
- проверяет наличие воды в приемной, чистых кружек для чая\кофе и прочее;
- поливает цветы, если они имеются;
- получает корреспонденцию и регистрирует ее;
- составляет план на предстоящий день;
- подготавливает документы, требующие первоочередного решения руководителя;
- проверяет электронную почту, факс, если есть срочные, немедленно передает их руководителю;
- приводит себя в порядок;
- по приходу руководителя секретарь должен уточнить вместе с ним намеченные на текущий день мероприятия;
- передает указания руководителя соответствующим исполнителям по телефону и лично, а также напоминает об истекающих сроках исполнения документов.
Вторая половина дня:
- собирает у исполнителей документы для подписи руководителя;
- составляет по поручению документы (приказы, письма, приглашения, письма-ответы и др.);
- отвечает на телефонные звонки;
- по просьбе руководителя и сотрудников офиса, помогает копировать, сканировать документы и отправлять их по факсу.
- следит за чистотой офиса, если есть необходимость, просит уборщицу прибраться;
- принимает посетителей, готовит чай\кофе;
- собирает и подготавливает документы для курьера;
- заказывает канцелярские товары, воду и другие расходные материалы для офиса;
- выполняет поручения руководителя.
В конце рабочего дня:
- секретарь докладывает руководителю об исполненных документах;
- забирает у руководителя обработанные им документы;
- относит документы с резолюцией руководителя на исполнение сотрудникам офиса;
- намечает мероприятия на следующий день.
В конце рабочего дня секретарь просматривает свои записи или дневник, если он его ведет, и информирует отделы о необходимости подготовки к проведению определенных мероприятий.
Если руководитель остается работать после окончания рабочего дня, нужно узнать у него, нужны ли вы ему, если нет, то необходимо обеспечить его всей нужной информацией, материалами и только после этого собираться домой.
Перед уходом секретарь должен привести свое рабочее место в порядок, убрать документы, закрыть на ключ шкафы с документами и сейфы. Выключить из сети электронные и технические оборудования.


1.1. Командировки
Важное место в работе секретаря занимает организация деловых командировок руководителя. Секретарь должен собрать все необходимые документы (доклады, справки, договоры, рефераты для конференций или совещаний и т.п.) для поездки и предоставить нужную информацию. Также секретарь составляет программу командировки, где указано время, место проведения мероприятия и все лица и организации, с которыми он должен встретиться.
Предварительная программа готовится секретарем совместно с руководителем и может содержать следующую информацию:
· дату отправления, прибытия;
· продолжительность поездки;
· способ передвижения;
· бронирование номера в гостинице;
· места посещения и проезд к ним;
· отдельные лица или компании, с которыми нужно установить связь (наименования, адреса, телефоны).
Перечень документов необходимых в поездке руководителю: паспорт (загранпаспорт, если нужен), авиабилеты и железнодорожные билеты в обе стороны, командировочное удостоверение, служебное задание.
Перед отъездом руководителя в командировку секретарь должен получить информацию о действиях во время его отсутствия. Секретарь должен проконтролировать такие вопросы как:
1. кто будет замещать руководителя (руководитель должен оставить вместо себя исполнителя обязанностей, который будет подписывать документы и решать текущие проблемы в компании на время командировки);
2. все телефонные звонки, поступившие в адрес руководителя в период его отсутствия, записываются в специальном журнале регистраци........

Учебная литература
1. Андреева В. И. Работа с документами в делопроизводстве. Документооборот фирмы (на основе ГОСТов РФ ). М., 2007. - 429 с.
2. Ботавина Р. Н. Этика деловых отношений: Учеб. пособие. - М. : Финансы и статистика, 2004. - 263 с.
3. Бриттни Л. E. MAIL и деловая переписка: Практическое руководство. - М. : АСТ: Астрель, 2004. - 386 с.
4. Демин Ю. Н. Секретарское дело: Универсальный справочник. - М. : Бератор-Пресс, 2003. - 320 с.
5. Емышева Е. М. Этикет деловой переписки // Секретарское дело. - 2005. - № 3. - С. 57.
6. Кирсанова М. В. Современное делопроизводство: Учеб. пособие. - 3-е изд. - М. : ИНФРА-М, 2003. - 304 с.
7. Кузнецов И. Н. Делопроизводство: Учебно-справочное пособие. - М. : Издательско-торговая корпорация «Дашков и К», 2007. - 520 с.
8. Митчелл М. Деловой этикет. - М. : АСТ: Астрель, 2004. - 134 с.
9. Петрова Ю. А. Секретарское дело. Настольная книга секретаря-референта: Учебное пособие. - М. : Омега-Л, 2008. - 524 с.
10. Смирнова Е. П. Делопроизводство для секретаря: Учебное пособие. - М. : Омега-Л, 2010. - 152 с.


Перейти к полному тексту работы


Скачать работу с онлайн повышением уникальности до 90% по antiplagiat.ru, etxt.ru или advego.ru


Смотреть похожие работы

* Примечание. Уникальность работы указана на дату публикации, текущее значение может отличаться от указанного.