Здесь можно найти образцы любых учебных материалов, т.е. получить помощь в написании уникальных курсовых работ, дипломов, лабораторных работ, контрольных работ и рефератов. Так же вы мажете самостоятельно повысить уникальность своей работы для прохождения проверки на плагиат всего за несколько минут.

ЛИЧНЫЙ КАБИНЕТ 

 

Здравствуйте гость!

 

Логин:

Пароль:

 

Запомнить

 

 

Забыли пароль? Регистрация

Повышение уникальности

Предлагаем нашим посетителям воспользоваться бесплатным программным обеспечением «StudentHelp», которое позволит вам всего за несколько минут, выполнить повышение уникальности любого файла в формате MS Word. После такого повышения уникальности, ваша работа легко пройдете проверку в системах антиплагиат вуз, antiplagiat.ru, etxt.ru или advego.ru. Программа «StudentHelp» работает по уникальной технологии и при повышении уникальности не вставляет в текст скрытых символов, и даже если препод скопирует текст в блокнот – не увидит ни каких отличий от текста в Word файле.

Работа № 92327


Наименование:


Контрольная Цели создания номенклатуры дел.Виды номенклатур дел.Оформление и ведение номенклатуры дел

Информация:

Тип работы: Контрольная. Добавлен: 18.11.2015. Сдан: 2014. Страниц: 50. Уникальность по antiplagiat.ru: < 30%

Описание (план):




СОДЕРЖАНИЕ

Введение…………………………………………………………………………3-4
1. Цели создания номенклатуры дел…………………………………………..4-6
2. Виды номенклатур дел………………………………………………………6-8
3. Оформление и ведение номенклатуры дел………………………………..8-12
4. Порядок ведения и завершения номенклатуры дел……………………..12-13
Заключение…………………………………………………………………...13-14
Практическая часть…………………………………………………………..15-49
Список используемой литературы……………………………………………..50


Введение.
В процессе деятельности фирмы, учреждения, предприятия получают и создают большое количество документов. После их использования в
оперативной деятельности для решения текущих вопросов документы
становятся хранителями ретроспективной информации, надобность в которой может возникнуть вновь через определенное время, т.е. они выступают в роли учреждения.
Оформление документов в соответствии с действующими правилами обеспечивает защиту интересов организации, увеличивает эффективность управленческого труда.
«Систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения» - номенклатура дел, это важнейший элемент не только информационно-поисковой системы, но и экспертизы ценности и обеспечения сохранности документов организации.
Номенклатура дел - это перечень действующих дел организации, учреждения или предприятия. Оформление этого документа требует соответствия типовым образцам, а также должно отражать деятельность самой организации.
Номенклатура является неотъемлемой частью архивирования и делопроизводства, так как задает сам порядок хранения документов на предприятии. Помимо того, в ее содержание входят данные о сроках хранения документов, что на предварительных шагах показывает относительную ценность изучаемых документов.
Без этого основополагающего документа было бы проблематично составить опись дел, а также навести порядок в делопроизводстве предприятия.
Номенклатура дел применяется не только при регистрации документов и как учетный документ дел временного хранения, но и является основным стержнем справочной картотеки.
Уже в течение нескольких десятилетий и в соответствии с ГСДОУ составление номенклатур дел стало обязательным для всех государственных структур, да и в негосударственном секторе экономики и управлении хорошо методически отработанный и полезный инструмент контроля за составом, систематизации и поиска документов сводный справочник всей текущей информационной системы организации не может быть бесполезен.

1. Цели создания номенклатуры дел.
В номенклатуру дел должны в идеале включаться все документы, картотеки, регистрационно-справочные и документные массивы всех структурных подразделений и должностных лиц организации без исключения независимо от вида носителя, степени конфиденциальности и способа фиксации документной информации.
Номенклатура дел:
- закрепляет классификацию, группировку исполненных документов в дела;
- систематизацию и индексацию дел, сроки их хранения;
- служит основным учетным документом в текущей работе с документами;
- является единственным средством учета переходящих дел, т.е. дел, наполнение документами которых продолжается несколько лет;
- учетно-справочной системой для последующего поиска дел со сроками хранения до 10 лет включительно.
Для быстрого поиска документов, которые используются в управленческой деятельности организации, их группируют в дела.
Документ - явление сложное. Возникает, прежде всего, для закрепления информации с целью передачи ее во времени (возможность обратиться к ней в последствии), пространстве (переместить на расстояние) и как доказательство какого-либо факта (пожалования имущества, купли-продажи, договоренности о действиях и т.п.).
Дело - совокупность документов или документ, относящийся к данному вопросу или участку деятельности и помещенный в отдельную обложку.
Основным видом работы, обеспечивающим систематизацию документов в делопроизводстве, является составление номенклатуры дел.
В номенклатуры включаются дела и временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации или прекращения ее деятельности, например ликвидационной комиссии, а также не законченные делопроизводством дела, которые поступают правоприемникам из других организаций для их продолжения.
Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел (заголовков) заводимых в организации с указанием сроков их хранения, оформления в установленном порядке. Она предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения.
Номенклатура дел - документ многоцелевого назначения.
Во-первых, как следует из определения номенклатуры, ее главным
назначением является систематизация документов, т.е. она служит планом распределения документов после их исполнения в дела, и таким образом определяет систему хранения документов в учреждении.
Во-вторых, каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока
хранения документов, помещенный в него. Распределяя документы в дела в соответствии с номенклатурой, одновременно намечают, пока еще ориентировочно, срок хранения документа.
Номенклатура дел используется при построении информационно-поисковой системы и является основной для составления описей дел постоянного и временного хранения. Номенклатура дел организации составляется службой документационного обеспечения на основе дел организации, предварительно согласовывается с ЦЭК (экспертная комиссия) организации, согласовывается с ЭПК государственного архива. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, справочные и контрольные картотеки, личные дела. Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметь индекс.

2. Виды номенклатуры дел.

В крупных иерархических системах управления для достижения единства в классификации документов и обеспечения их сохранности в качестве обязательного для всех нормативного акта составляются типовые номенклатуры дел, и устанавливающие не только единый состав заводимых дел, но и единую систему их индексации. Аналогичный документ рекомендательного характера называется примерной номенклатурой дел и создается в тех управленческих структурах, где состав документов подразделений (филиалов, цехов, кафедр) сильно различается. Примером может служить Примерная номенклатура дел общеобразовательных учреждений, утвержденная Министерством образования РФ 29 сентября 2000 года.
Типовые номенклатуры используются как стандарт формирования и наименования дел, и если каких-либо дел заведено не будет, то это оговаривается обычно в примечаниях. Примерные номенклатуры дел используются как методика, позволяющая вносить элемент творчества при разработке конкретной номенклатуры дел организации или ее подразделения.
Различают три вида номенклатуры дел: индивидуальная, типовая,
примерная.
1. Индивидуальная номенклатура дел.
Индивидуальная номенклатура дел может быть для организации в целом (сводная) или отдельно для каждого структурного подразделения. В небольших учреждениях, не имеющих структурного деления, и в структурных подразделениях крупных учреждений конкретная номенклатура дел представляет собой систематизированный список названий дел, заводимых в них в течение календарного года. В крупном учреждении номенклатуры дел структурных подразделений объединяются в сводную номенклатуру дел всего учреждения.
При составлении индивидуальных номенклатур дел (конкретного учреждения, фирмы) на базе типовой или примерной необходимо учитывать специфику формирования дел. Каждому учреждению необходимо иметь номенклатуру дел структурных подразделений и сводную учреждения.
Структурные подразделения, разрабатывая собственные номенклатуры дел,
выполняют следующую работу:
- определяют документы, которые войдут в состав дел; составляют номенклатуру дел;
- разрабатывают классификационную схему номенклатуры, т.е. порядок расположения дел;
- устанавливают сроки хранения дел;
- определяют систему индексов и индексацию дел;
- оформляют и согласовывают номенклатуру дел с заведующим ведомственным архивом и одобряют экспертной комиссией структурного подразделения.
Работе по составлению индивидуальных номенклатур дел должна
предшествовать индексация структурных подразделений или отдельных
специалистов. Индексация отражает порядок расположения отделов и
специалистов учреждения и производится арабскими цифрами.
Каждая организация обязана иметь свою конкретную (индивидуальную)
номенклатуру дел. Разработка конкретных номенклатур дел в учреждениях
начинается в IV квартале так, чтобы она была завершена не позднее
декабря и с января следующего года ее можно было бы ввести в действие.
2. Типовая номенклатура дел.
Типовая номенклатура дел разрабатывается в целях унификации документов определенной категории учреждений с однотипным характером деятельности и составом документов (например, средние школы, научно-исследовательские институты и т.д.). Они позволяют установить типовой состав дел с единой системой индексации, унифицировать заголовки дел однородных документов, установить для них единые сроки хранения. Типовая номенклатура дел имеет обязательный характер.
3. Примерная номенклатура дел.
Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел для учреждений, организаций однородных по характеру деятельности, но разных по структуре, с указанием их индекса и носит рекомендательный характер.
Типовые и примерные номенклатуры дел служат основой для составления индивидуальных номенклатур дел в подведомственных учреждениях, организациях.

3. Оформление и ведение номенклатуры дел.

Единая форма бланка номенклатуры дел установлена Архивной службой, опубликована в ГСДОУ, Основных правилах работы ведомственных архивов и является обязательной для всех учреждений, организаций и предприятий независимо от ведомственной подчиненности и форм собственности (Приложение 1).
При составлении номенклатуры дел руководствуются типовой и примерной номенклатурой дел, типовым и ведомственным перечнями с указанными в них сроками хранения. Документы формируются в дела в следующем порядке:
- помещают только исполненные и правильно оформленные в соответствии с заголовками;
- помещают вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;
- помещают приложения вместе с основными документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
- раздельно группируют в дела документы постоянного и временного сроков хранения.
В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики. Дела постоянного, долговременного хранения и по личному составу подлежат полному оформлению, подшивка, нумерация листов, составление внутренней описи документов, оформление реквизитов обложки дела. Дела временного хранения не подшиваются, листы в нем не нумеруются, документы хранятся в скоросшивателях. Обложка дел оформляется по установленной форме.
Приступая к составлению номенклатуры дел, необходимо знать требования к ним, предъявляемые нормативно-методическими документами - «Государственной системой документационного обеспечения управления», «Основными правилами работы ведомственных архивов» и изучить методические материалы по их разработке. Используются также положение об учреждении и его структурном подразделении, штатное расписание,
перспективные и текущие планы, описи дел постоянного и временного
хранения. Но главным источником при составлении номенклатуры являются сами документы, вся совокупность, как полученных из вне, так и созданных в процессе деятельности подразделения. Выявив круг документов, подлежащих включению в номенклатуру, приступают к составлению заголовок дел. Требование к заголовку дела - краткость, четкость, предельная точность, так как именно по заголовку дела идет поиск необходимого документа. Начинается заголовок с указания рода заводимого дела (переписка, документы, дело) или вида документа (приказы, протоколы, планы, отчеты, акты и т.п.). Затем содержание заголовка уточняется данными об авторстве, вопросе, корреспонденте, периоде, за который откладываются документы и т.п. Понятие «дело» «Основные правила работы ведомственных архивов» предлагают употреблять «в заголовках судебных, следственных, личных (персональных), арбитражных и других дел, содержащих документы, связанные последовательностью делопроизводства по одному конкретному вопросу».
По окончании срока хранения дел вносятся уточнения: в соответствии с заголовками дел на обложке, содержанием подшитых документов, составляются структурными подразделениями и организацией описи, по которым организация сдает дела в ведомственный архив, ведомственный архив по сводной описи сдает дела в государственный архив.
Общие требования к составлению и оформлению номенклатуры дел изложены в нормативно-методических документах: «Государственной системе документационного обеспечения управления», «Основных правилах работы ведомственных архивов», «Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации».
Необходимым этапом подготовки номенклатуры дел является проведение экспертизы ценности качества формулировок в заголовках будущих дел, логичности схемы их систематизации, но главное - определение сроков хранения на основе оценки информационной ценности документов. Поэтому в правила оформления номенклатуры дел включено положение об обязательном согласовании с экспертной комиссией, а для некоторых государственных организаций, состав которых определяется Архивной службой, и с экспертно-проверочной комиссией одного из ее органов.
После всех необходимых согласований номенклатура дел вводится в силу грифом утверждения руководителя организации до начала нового делопроизводственного года.
При оформлении используется титульный лист, если это министерство, ведомство или общий бланк организации.
В качестве раздела номенклатуры указывают наименования структурных подразделений (отделов), их индексы (номера) включаются в номенклатуру и дополненные порядковым номером дела в пределах подразделения, составляют индекс дела.
При сложной иерархической структуре индекс может состоять из индекса управления, индекса отдела внутри управления и порядкового номера дела. Например, управление делами имеет индекс 01, его структурные подразделения будут иметь индексы: канцелярия - 01.1, отдел правительственной переписки 01.2, бюро жалоб - 01.3 и т. д. А индексы внутри подразделений - 01.1-1, 01.2-2,… и т.д.
Во второй графе номенклатуры указываются полные заголовки дел. При этом в разделе может быть использована следующая последовательность наименований дел:
- организационно-распорядительная документация;
- плановая документация;
- отчетная документация;
- документация, относящаяся к выполнению вопросов основной деятельности;
- документация, относящаяся к проверкам (ревизиям) выполнения основной деятельности;
- документация, относящаяся к учетно-справочной работе с документами.
Вн........

Список используемой литературы

1. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более120 документов. - 3-е изд., перераб. и доп. / В.В.Галахов, И.К.Корнеев и др.; под ред. И.К.Корнеева, В.А.Кудряева. - М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2011. - 480 с.
2. ГОСТ Р 6.30-2009, принят и введен в действие «Постановлением Госстандарта России» от 3 марта 2010 г. №65-ст.
3. Ежеквартальный журнал «Делопроизводство». Январь-март №1 2010.


Перейти к полному тексту работы


Скачать работу с онлайн повышением уникальности до 90% по antiplagiat.ru, etxt.ru или advego.ru


Смотреть похожие работы

* Примечание. Уникальность работы указана на дату публикации, текущее значение может отличаться от указанного.