На бирже курсовых и дипломных проектов можно найти образцы готовых работ или получить помощь в написании уникальных курсовых работ, дипломов, лабораторных работ, контрольных работ, диссертаций, рефератов. Так же вы мажете самостоятельно повысить уникальность своей работы для прохождения проверки на плагиат всего за несколько минут.

ЛИЧНЫЙ КАБИНЕТ 

 

Здравствуйте гость!

 

Логин:

Пароль:

 

Запомнить

 

 

Забыли пароль? Регистрация

Повышение уникальности

Предлагаем нашим посетителям воспользоваться бесплатным программным обеспечением «StudentHelp», которое позволит вам всего за несколько минут, выполнить повышение уникальности любого файла в формате MS Word. После такого повышения уникальности, ваша работа легко пройдете проверку в системах антиплагиат вуз, antiplagiat.ru, etxt.ru или advego.ru. Программа «StudentHelp» работает по уникальной технологии и при повышении уникальности не вставляет в текст скрытых символов, и даже если препод скопирует текст в блокнот – не увидит ни каких отличий от текста в Word файле.

Работа № 96109


Наименование:


курсовик анализ документооборота и этапов обработки документированной информации в ООО «Ресурс».

Информация:

Тип работы: курсовик. Добавлен: 11.4.2016. Сдан: 2015. Страниц: 49. Уникальность по antiplagiat.ru: < 30%

Описание (план):


1.1 СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ 5
1 ТЕХНОЛОГИИ ФОРМИРОВАНИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА. 7
1.1 Понятие документооборота 7
1.2 Этапы обработки документов 12
2 АНАЛИЗ ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА В ООО "РЕСУРС" 19
2.1 Информация об ООО «Ресурс» 19
2.2 Организация и технологии документооборота в организации 25
3 МЕТОДЫ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА 30
3.1 Создание электронного документооборота 34
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 38
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ 40


ВВЕДЕНИЕ
Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество и скорость использования информации определяют качество управления.
Подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу документов организует документооборот организации. Правильно организованный документооборот, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность.
В организациях формирование документооборота осуществляет служба документационного обеспечения управления и от нее существенно зависят уровень и качество управления. Следовательно, возникает необходимость рационализации отработанных методов поиска, обработки и хранения информации (документов) с разработкой совершенно новых приемов, режимов и методик оценки, анализа и оптимизации как внутренних, так и внешних документационных потоков предприятия, используя современные компьютерные технологии. Также, рост объёмов информации и, соответственно, документов, потребовал внедрения техники для своевременной обработки документов.
Учёные и документоведы занимаются проблемой электронного документооборота в связи с тем, что он нуждается в постоянном совершенствовании в современных условиях роста количества информации. О проблемах оптимизации документооборота и внедрения информационных технологий в документооборот задумываются все больше и больше организаций так как это прямо влияет на качество управления ими. В настоящее время для большинства российских государственных организаций и коммерческих фирм характерно отсутствие упорядоченной системы документооборота на предприятии, несмотря на то, что именно рациональные и четко организованные документопотоки могут существенно увеличить эффективность деятельности предприятия.
В современных условиях значительного роста объемов информации, увеличения номенклатуры выпускаемой продукции, расширения международных экономических связей, роль организации процесса создания и оформления документов, а также контроля за их исполнением значительно возросла. Повысилась значимость единого порядка составления документов.
Выбранная мною тема актуальна, поскольку известно, что организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, а также на организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведётся документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.
Целью курсовой работы является анализ документооборота и этапов обработки документированной информации.
Объектом исследования является документооборота в ООО «Ресурс».

2 ТЕХНОЛОГИИ ФОРМИРОВАНИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА.
2.1 Понятие документооборота
Под документооборотом понимается движение документов на предприятии, в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки.
Основными принципами организации документооборота являются следующие:
— прохождение документов должно быть оперативным. Чтобы сократить время их пребывания в сфере делопроизводства, следует различные операции по обработке документов выполнять параллельно (например, копирование и раздача копий документа лицам, в исполнении которого они участвуют одновременно, и т. д.);
— каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов;
— порядок прохождения и процессы обработки основных видов документов должны быть единообразными.
Иначе говоря, основная задача организации документооборота - прямоточность в движении документов, однократность и единообразие их обработки.
Документопоток - это совокупность документов одного вида или назначения, имеющих единый маршрут.
В каждой организации можно выделить следующие потоки документов:
— поток входящей документации, состоящий из поступающих в организацию документов;
— потоки внутренней документации, состоящие из документов, созданных в организации и не предназначенных к выходу за ее пределы;
— поток исходящей документации, состоящий из документов, предназначенных для отправки в другие организации.
Документопоток характеризуется следующими основными параметрами:
— содержанием или функциональной принадлежностью;
— структурой;
— режимом или цикличностью;
— направлением;
— плотностью.
Содержание документопотока характеризуется составом документов, входящих в него, и составом информации, закрепленной в этих документах.
Структура документопотока описывается признаками, в соответствии с которыми может быть осуществлена классификация документов и их индексация, сформирована система научно-справочного аппарата по документам организации. В значительной степени структура документопотоков соответствует функционально-целевому назначению составляющих его документов.
Режим или цикличность документопотока определяется изменением во времени его информационной нагрузки. Такие изменения обычно связаны с цикличностью планирования и подведения итогов работы, сезонным уменьшением деловой, политической и управленческой активности, внутренними ритмами работы организации.
Направление документопотока зависит от содержания конкретного технологического звена обработки документов: регистрируемые и нерегистрируемые документы, документы, по которым осуществляется и не осуществляется контроль исполнения службой ДОУ и т.д. На направление документопотока влияет также способ оценки и удостоверения составляющих этот поток документов: согласование, утверждение, ознакомление и другие.
Плотность документопотока измеряется количеством документов, проходящих через определенный пункт обработки за единицу времени.
Количество документов всех потоков, независимо от способа создания, получения (доставки), т.е. включая факс, электронную почту, доставку курьером или посетителем, составит суммарный объем документооборота организации.
Для оптимизации маршрутов движения различных категорий документов разрабатываются маршрутные схемы движения документов внутри организации. Схемы документооборота включаются в Инструкцию по документационному обеспечению управления в качестве неотъемлемого приложения.
В делопроизводстве документооборот рассматривается как функция коммуникации, реализация которой должна соотноситься с общими целями делопроизводства - информационным обеспечением деятельности аппарата управления, его документирования, хранения и использования ранее созданной информации.
Термин «документооборот» появился в литературе в 1920-е годы. В работах таких специалистов в области управленческого труда и делопроизводства, как З.К. Дрезен, Р.С. Майзельс, Д.Р. Покровский, П.М. Керженцев и др., сформулированы основные положения его организации, которая и в то время связывалась с рациональным построением структуры государственного аппарата, с четким распределением функций между различными службами и исполнителями.
Первая попытка нормативной регламентации единых принципов организации документооборота была сделана в проекте «Общих правил документации и документооборота», подготовленном в 1931 г. Институтом техники управления. В проекте изложены правила приема, сортировки, доставки, исполнения, контроля, отправки документов, т.е. практически всех этапов обработки документов. В этом документе даны единые рекомендации по организации рационального документооборота, включающие централизацию операций по приему и отправке, разработке рациональных маршрутов движения, сокращению видов документов.
Объем документооборота - это количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.
Величина документооборота нужна для:
— расчета эффективности применения средств автоматизации и механизации делопроизводства;
— расчета необходимой численности делопроизводственного персонала;
— определения загруженности службы ДОУ, в том числе секретаря руководителя и секретаря структурного подразделения.
В целом объем документооборота показывает загруженность всего управленческого аппарата, т.к. всем его работникам приходится иметь дело с документами.
При подсчете документооборота рекомендуется отдельно учитывать документы и их копии, выражая это число дробью, где в числителе количество обрабатываемых в организации документов, а в знаменателе количество их копий. Например, 10814/15375.
Подсчет ведется обычно по регистрационным формам входящих, внутренних (обычно по видам) и исходящих документов. При этом следует учитывать, что в большинстве организаций, как правило, учитывается лишь число зарегистрированных входящих документов, а документы, не подлежащие регистрации, редко подсчитываются, хотя их количество значительно превышает количество зарегистрированных документов. Внутренние документы также далеко не всегда регистрируются. Например, докладные и объяснительные записки, справки и т.п. и поэтому их количество точно подсчитать трудно.
Кроме того, не учитывается движение копий документов, которые в средних и крупных организациях, еще не перешедших на автоматизированные системы делопроизводства, могут существенно увеличивать общее количество документов.
Простейшая форма справки об объеме документооборота приводится в приложении 19 Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Минкультуры России от 08 ноября 2005 г. № 536.
Возвращаясь к анализу документопотоков, можно отметить, что основными целями исследования документопотоков организации являются:
— повышение эффективности управленческой деятельности;
— ускорение движения документов в организации;
— уменьшение трудоемкости обработки документов.
Для анализа и фиксации движения документов достаточно простым и наглядным средством является составление графических оперограмм и маршрутно-технологических карт, в которых поэтапно отражаются операции, проводимые с документами, их исполнители, порядок выполнения операций.
После получения результатов анализа структуры документооборота можно проводить оптимизацию документооборота, рационализируя его.
Документооборот представляет собой главную организационную проблему деятельности службы делопроизводства и проблему технологии документационных процессов, поэтому занимает место узлового звена любой системы делопроизводства.

2.2 Этапы обработки документов
В документообороте выделяют три документопотока: входящие, внутренние и исходящие документы. Хотя они тесно связаны между собой, каждый из этих потоков имеет свои правила обработки и направления движения.
Обработка входящих документов представляет первый этап работы с полученными документами.
Во многих организациях операции по приему и первичной обработке документов проводятся централизованно, либо секретарем. Последовательность прохождения входящей документации:
1 прием документации;
2 вскрытие и проверка вложений;
3 предварительное рассмотрение;
4 отметка о поступлении документа;
5 регистрация документа;
6 передача руководителю;
7 резолюция;
8 внесение резолюции в журнал;
9 передача исполнителю;
10 контроль исполнения;
11 подшивка в дело.
Задача первичной обработки поступившей корреспонденции - проверить правильность доставки и целостность вложений, учесть поступившие документы и подготовить их к передаче по назначению. Проверяется целостность конвертов - все конверты, за исключением личной корреспонденции и корреспонденции в адрес профсоюзной организации, вскрываются, документы извлекаются из конвертов и сверяются приложения. Если будет обнаружено повреждение, отсутствие документа или приложения к нему, об этом и сообщается отправителю.
Вынув корреспонденцию из конверта и убедившись в ее сохранности, приложения располагают в порядке номеров и скрепляют вместе с сопроводительным письмом, скрепляют также документы, состоящие из нескольких листов.
С проставления регистрационного штампа начинается учет входящих документов. Регистрационный штамп, фиксирующий время и факт поступления документа в учреждение, проставляется на месте, указанном ГОСТ Р 6.30-97.
Обработка документов заканчивается их сортировкой на регистрируемые и нерегистрируемые в соответствии с перечнем, утвержденным руководителем организации. Нерегистрируемые документы раскладываются по структурным подразделениям для доставки по назначению, остальная документация передается для регистрации.
Уже в процессе первоначальной обработки проводится предварительное рассмотрение документов без детального ознакомления с их содержанием. Часть документов отделяется и направляется для исполнения непосредственно в структурные подразделения; письма, жалобы и заявления граждан после регистрации поступают на рассмотрение руководству или в структурное подразделение. Документы с надписью «Лично» или в адрес профсоюзной организации сразу направляются по назначению.
Таким образом, главная цель предварительного рассмотрения - отобрать документы в адрес руководства. Учитывая, что в настоящее время большинство руководителей перегружено избыточной информацией, этот поток документов должен быть подвергнут тщательному анализу. Руководству организации направляют документы по принципиальным вопросам деятельности учреждени........




Перейти к полному тексту работы


Скачать работу с онлайн повышением уникальности до 90% по antiplagiat.ru, etxt.ru или advego.ru


Смотреть похожие работы

* Примечание. Уникальность работы указана на дату публикации, текущее значение может отличаться от указанного.