На бирже курсовых и дипломных проектов можно найти образцы готовых работ или получить помощь в написании уникальных курсовых работ, дипломов, лабораторных работ, контрольных работ, диссертаций, рефератов. Так же вы мажете самостоятельно повысить уникальность своей работы для прохождения проверки на плагиат всего за несколько минут.

ЛИЧНЫЙ КАБИНЕТ 

 

Здравствуйте гость!

 

Логин:

Пароль:

 

Запомнить

 

 

Забыли пароль? Регистрация

Повышение уникальности

Предлагаем нашим посетителям воспользоваться бесплатным программным обеспечением «StudentHelp», которое позволит вам всего за несколько минут, выполнить повышение уникальности любого файла в формате MS Word. После такого повышения уникальности, ваша работа легко пройдете проверку в системах антиплагиат вуз, antiplagiat.ru, etxt.ru или advego.ru. Программа «StudentHelp» работает по уникальной технологии и при повышении уникальности не вставляет в текст скрытых символов, и даже если препод скопирует текст в блокнот – не увидит ни каких отличий от текста в Word файле.

Работа № 97611


Наименование:


Курсовик Практические особенности приема документов в архив организации и передачи дел на государственное хранение

Информация:

Тип работы: Курсовик. Добавлен: 7.6.2016. Сдан: 2012. Страниц: 35. Уникальность по antiplagiat.ru: < 30%

Описание (план):


Оглавление
Введение 3
Глава 1. Теоретические основы процесса приема документов в архив организации и передача дел на государственное хранение 6
1.1. Сущность процесса приема документов в архив организации и передачи дел на государственное хранение 6
1.2 Требования к приему - передаче дел на хранение в архивный отдел 11
1.3 Нормативная база хранения документов и дел в организации и на уровне государственного хранения 14
Глава 2. Практические особенности приема документов в архив организации и передачи дел на государственное хранение 21
1.1. Порядок формирования, подготовки и передачи дел в архив 21
1.2. Порядок передачи дел на государственное хранение 26
Заключение 31
Список использованных источников 34



Введение

Ежедневно в организациях и учреждениях разрабатывается и поступает большое количество документов различных видов. Все они имеют разную значимость, определенный срок хранения и могут быть заново востребованы после окончания работы с ними. Скорый поиск документов в таких случаях возможен лишь при их четкой классификации - распределении и группировке документов в дела по характерным признакам (одному или нескольким).
Документ - это ценный носитель информации, сохраняемый и подлежащий сохранению в силу значимости. Система хранения документов существовала во все времена: при образовании государственности, в Великом Княжестве Литовском, в Речи Посполитой, в Российской империи, в Советский период, а также на современном этапе развития.
Система хранения информации стала формироваться одновременно с формированием системы деловой письменности. Хранение информации из хаотичного становится системным в результате оценки (экспертизы) скапливающихся документов и распределения их на хранение в зависимости от проведения оценки.
Подготовка исполненных документов к последующему хранению является завершающим этапом процесса делопроизводства. Основная цель хранения документов - это создание условий для их использования в справочной работе учреждений и пополнение Национальных архивных фондов Республики Беларусь.
Сохранность и контроль наличия документов дает возможность адресного поиска необходимой информации. В каждом архиве нашей страны, как в государственном, так и в ведомственном, имеется научно-справочный аппарат для учета, поиска и использования хранящихся документов. Учету подлежат документы, которые передаются из структурного подразделения в ведомственный архив, в книге поступления и выбытия, а также электронные документы. Учету подлежат все документы, находящиеся в архиве, в том числе необработанные и непрофильные для данного архива, фонды, объеденные фонды, описи дел. Принципиальной основой учета архивных документов является единство их хранения и учета.
Таким образом, необходимость единых правил сохранности, а самое главное системы передачи документов из организации в архив любого уровня, является естественным условием функционирования делопроизводства.
Актуальность темы исследования. Сохранность документов обеспечивается не только условиями хранения, но и правильно установленными сроками хранения согласно специальным перечням документов, уметь пользоваться которыми должны не только специалисты в области документационного обеспечения и архивисты, но и каждый сотрудник, работающий с документами.
Цель данного исследования - изучение порядка приема документов в архив организации и передача дел на государственное хранение, рассмотрение нормативной базы и практических особенностей.
Целевая направленность данной работы предопределила постановку и решение следующих задач:
1. Рассмотреть теоретические основы процесса приема документов в архив организации и передача дел на государственное хранение.
Важными элементами решения данной задачи являются вопросы связанные с изучением сущности процесса приема документов в архив организации и передачи дел на государственное хранение, анализом требований к приему - передаче дел на хранение в архивный отдел, знакомством с нормативной базой хранения документов.
2. Изучить практические особенности приема документов в архив организации и передачи дел на государственное хранение.
Для этого целесообразно познакомиться с порядком формирования, подготовки и передачи дел в архив, а также с порядком передачи дел на государственное хранение.
Объектом исследования является система хранения документов в архивах организаций и их передача в государственный архив
Предмет исследования - порядок приема документов в архив организации и передача дел на государственное хранение.

Глава 1. Теоретические основы процесса приема документов в архив организации и передача дел на государственное хранение

1.1. Сущность процесса приема документов в архив организации и передачи дел на государственное хранение

Хранение документов - одна из функций любого юридического лица, будь оно государственным предприятием или коммерческой фирмой. Казалось бы, чего проще - выделить помещение, ввести штатную единицу для работы с архивом и передать туда все документы! Но на деле возникает масса вопросов: начиная с того, как правильно оборудовать помещение для документов, и заканчивая тем, где их следует хранить, если организовать собственный архив затруднительно. Создание архива, его функционирование, использование архивных документов - все это подразумевает комплекс организационных мероприятий, некоторые финансовые затраты и, само собой разумеется, наличие квалифицированных кадров [3, c. 137].
Архив - учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование архивных документов [7].
В зависимости от объема документооборота архив создается как самостоятельное структурное подразделение организации или подразделение в составе службы делопроизводства (секретариата).
Чтобы создать архив организации, необходимо выполнить комплекс мероприятий:
· выбор и оборудование помещения,
· техническое оснащение архива,
· создание нормативных условий хранения,
· организация архивных документов в архивохранилище,
· разработка и утверждение нормативных документов архива.
Все эти мероприятия позволят обеспечить поддержание архивных документов в нормальном физическом состоянии [9, c. 57].
Архив размещают в специально приспособленных для хранения документов зданиях или отдельных помещениях.
В деятельности любой организации создается большое количество документов, в которых закрепляются решения руководства, отражаются отношения с вышестоящими, подчиненными и другими организациями [8, с. 113].
После того как информация, содержащаяся в документах, была использована она становится памятью организации (учреждения), надобность в которой может возникнуть вновь через определенное время. Таким образом, возникает необходимость в сохранении документов, т.е. передаче дела на хранение в специальное учреждение - архив. Но в работе любой организации во время ее деятельности накапливается большое количество документов, и могут возникнуть трудности в поиске необходимого. Чтобы быстро найти документ среди множества других, их необходимо правильно систематизировать, т.е. группировать их в дела [6, с. 115].
Таким образом, возникает необходимость в подготовке документа к передаче в архив.
Подготовка дела к передаче в архив - оформление и описание дела для передачи в архив.
Дело - совокупность документов или документ, относящихся(йся) к одному вопросу или участку деятельности, помещенных(й) в отдельную обложку. Понятие дела шире понятия единицы хранения. Многотомные дела рассматриваются как одно дело, но несколько, в зависимости от количества томов, единиц хранения, поскольку каждый том составляет обособленную единицу хранения [12].
Оформление дела - подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами.
Формирование дела - группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизацией документов внутри дела [12].
Порядок формирования дел:
· дела формируются в соответствии с номенклатурой дел;
· в дела помещаются только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;
· в дела помещаются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
· документы разных сроков хранения группируются в дела раздельно;
· в дела не должны помещаться документы, подлежащие возврату, дублетные экземпляры документов, черновики;
· документы в деле располагаются по их хронологии;
· приложения к документам независимо от их датировки, присоединяются к тем, к которым они относятся;
· каждый помещенный в дело документ должен быть правильно оформлен;
· документы личного состава формируются в дела отдельно от документов по основной деятельности [15,c.99].
Для того чтобы документы можно было легко найти, после исполнения их группируют в дела с разными сроками хранения. Классификационным справочником, определяющим порядок распределения документов в дела, является номенклатура дел. Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке [14].
В случае хорошо составленной номенклатуре дел документы по мере исполнения включаются только в те дела, которые заранее для них предусмотрены. Следовательно, место каждого документа заранее предопределено, и поиск его не будет вызывать никаких затруднений.
Передача дел в архив производится при полной архивной обработке дел по их описи [16, c. 31 - 32].
Существует следующий порядок передачи дел в ведомственный архив:
· передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и личного состава;
· передача производится через год после завершения дел делопроизводством;
· прием дел в архив производится зав. архивом поединично по описи в присутствии представителя того структурного подразделения, чьи дела передаются в архив;
· при передаче особо ценных дел производится их полистный просмотр;
· при отсутствии дел на них составляется справка, объясняющая это отсутствие;
· передача фиксируется в описи сдатчика и описи приемщика, при этом в конце каждого их экземпляра делается отметка о наличии дел, указываются их фактическое количество, номера отсутствующих дел, дата сдачи дел в архив;
· по окончании приема дел зав. архивом расписывается на трех экземплярах описи дел постоянного хранения и на двух экземплярах описи дел долговременного хранения, при этом вторые экземпляры описей возвращаются сдатчику, остальные остаются в архиве [18, c. 123].
По истечении сроков ведомственного хранения дела передаются в госархив на постоянное хранение. При этом передача дел в ........


Список использованных источников

1. Быченков В.Ф. Документы и документооборот в автоматизированных системах организационного управления. Учебное пособие. Мн. Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2000.- 154 с.
2. Васильева И.Н. Основы делопроизводства и персональный менеджмент: Учебное пособие для вузов /ВЗФЭИ. - М.: ЗАО «Финстатинформ», 1999. - 240 с.
3. Давыдова Э.Н., Рыбаков А.Е. Делопроизводство: Учебно-практическое руководство. - Мн.: ТетраСистемс, 1999. - 288 с.
4. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления): Учебник для вузов / Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др.; Под ред. Т.В.Кузнецовой. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001.- 59с.
5. Делопроизводство: курс лекций / И.В. Гваева, А.А. Тепляков. - Мн.: Акад. упр. при Президенте Респ. Беларусь, 2009. - 231 с.
6. Жумарь С.В. Ведомственные архивы и отраслевые фонды Республики Беларусь. - Мн.: БелНИДАД, 2005. - 234 c.
7. Закон Республики Беларусь от 25 ноября 2011 г. № 323-3 «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь». Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2011 г., № 136, 2/1875.
8. Кудрякова Г.Н. Архив с нуля. - Мн.: Информационное правовое агентство Регистр,2008.
9. Метадычныя рэкамендацыі па рабоце архіваў з дакументамі асабістага паходжання (Беларускі Дзяржаўны архіў-музей літаратуры і мастацства). - Мн.: БелНІДАД, 2005.
10. Методические указания по практическому применению СТБ. 6.38-2004 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» / Авт.-разр. Э.Н.Давыдова, Н.А.Камполе, А.Е.Рыбаков.-Мн.: БелНИИДАД,2005.-68с.
11. Организация работы с документами: учебник / В.А.Кудряев и др. - М.: ИНФРА-М, 1998, - 575с.
12. Основные правила работы архивов центральных и местных органов Государственной власти и управления, учреждений, организации и предприятий Республики Беларуси. - Мн.: БелНИДАД, 2008.
13. Перечень типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения./Авт.-сост. С.В.Жумарь, И.С.Гурина, Г.П.Краснокутская и др.- Мн., БелНИИДАД, 2001. - 182 с.
14. Правила работы государственных архивов Республики Беларусь (утверждены постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 25 ноября 2005 г. № 7, с изменениями и дополнениями, внесенными постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 1 марта 2006 г. № 2, постановлениями Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 июня 2007 г. № 40, от 24 мая 2012 г. № 142, от 12 апреля 2013 г. № 59). Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2006 г., № 22, 8/13667; № 43, 8/14104; 2007 г., № 160, 8/16712; 2012 г., № 64, 8/25908.
15. Собалевский, Сергей Владимирович. Делопроизводство : курс лекций / С. В. Собалевский ; Академия управления при Президенте Республики Беларусь. - Изд., 2-е, доп. - Минск, 2005. - 143 с.
16. Шилин Ю. Учет документов в архиве. Журнал «Секретарское дело», 2008, № 7, с 31-34.
17. Шостак Г.Н. Белорусский государственный архив научно-технической документации. - Мн.: БелНИДАД, 1998. - 358 c.
18. Шумейко М.Ф., Козак К.И., Селезнев В.Д. Архивоведение Беларуси. Учебное пособие в двух частях. - Мн.: Издательский центр РИВШБГУ, 1998. - 246 c.




Перейти к полному тексту работы


Скачать работу с онлайн повышением уникальности до 90% по antiplagiat.ru, etxt.ru или advego.ru


Смотреть похожие работы

* Примечание. Уникальность работы указана на дату публикации, текущее значение может отличаться от указанного.