На бирже курсовых и дипломных проектов можно найти образцы готовых работ или получить помощь в написании уникальных курсовых работ, дипломов, лабораторных работ, контрольных работ, диссертаций, рефератов. Так же вы мажете самостоятельно повысить уникальность своей работы для прохождения проверки на плагиат всего за несколько минут.

ЛИЧНЫЙ КАБИНЕТ 

 

Здравствуйте гость!

 

Логин:

Пароль:

 

Запомнить

 

 

Забыли пароль? Регистрация

Повышение уникальности

Предлагаем нашим посетителям воспользоваться бесплатным программным обеспечением «StudentHelp», которое позволит вам всего за несколько минут, выполнить повышение уникальности любого файла в формате MS Word. После такого повышения уникальности, ваша работа легко пройдете проверку в системах антиплагиат вуз, antiplagiat.ru, etxt.ru или advego.ru. Программа «StudentHelp» работает по уникальной технологии и при повышении уникальности не вставляет в текст скрытых символов, и даже если препод скопирует текст в блокнот – не увидит ни каких отличий от текста в Word файле.

Работа № 98680


Наименование:


Диплом Компьютерные технологии в деятельности секретаря.КОМПЬЮТЕРНЫЕ СРЕДСТВА ПОДГОТОВКИ ДОКУМЕНТОВ

Информация:

Тип работы: Диплом. Добавлен: 12.08.2016. Сдан: 2015. Страниц: 54. Уникальность по antiplagiat.ru: 100.

Описание (план):


Оглавление
ВВЕДЕНИЕ 3
ГЛАВА 1. КОМПЬЮТЕРНЫЕ ТЕХНОЛОГИИ В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ СЕКРЕТАРЯ 5
1.1. История развития компьютерных технологий в России 5
1.2. Технические средства обеспечения деятельности секретаря 11
ГЛАВА 2. КОМПЬЮТЕРНЫЕ СРЕДСТВА ПОДГОТОВКИ ДОКУМЕНТОВ 19
2.1. Работа с текстовыми документами с помощью Word, Excel и др. 19
2.2. Сетевые технологии в работе секретаря 29
ГЛАВА 3. ПУТИ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ КОМПЬЮТЕРНЫХ ТЕХНОЛОГИЙ В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ СЕКРЕТАРЯ 38
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 51
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ 53


ВВЕДЕНИЕ
На фоне широкого внедрения информационных и телекоммуникационных технологий в российских организациях, как государственных, так и коммерческих, ощущается серьезный интерес к автоматизации подготовки и работы с документами и внедрения компьютерных технологий документационного обеспечения управления (ДОУ). Свидетельством этого является бурный рост российского рынка таких технологий и систем управления документами (СУД). Это подтверждается составом работ по федеральной программе «Электронная Россия» и по аналогичным региональным программам. Однако внедрение электронного документооборота требует решения не столько технологических, сколько организационных и правовых проблем, причем в основном эволюционным путем.
Актуальность данной работы неоспорима, так как на современном этапе развития ДОУ в России, как для рядовых сотрудников, так и для секретарей нет единой базы управления документооборотом.
Целью данной работы является рассмотрение появления систем автоматизации документооборота в России, изучение и определение эффективности таких систем.
Для достижения цели необходимо выполнить следующие задачи:
- изучить историю появления и развития компьютерных технологий в России;
- рассмотреть разновидности технических средств, обеспечивающих работу секретаря;
- проанализировать компьютерные средства подготовки документов;
- продемонстрировать работу российских систем автоматизации документооборота;
- определить пути совершенствования компьютерных технологий в деятельности секретаря.
Работа состоит из введения, трех глав, заключения и списка использованной литературы.
Во введении обоснована актуальность темы выпускной квалификационной работы «Компьютерные технологии в деятельности секретаря», определены цели и задачи данной работы.
В первой главе я буду изучать историю появления в России систем документационного обеспечения управления, их развитие, а также технические средства, обеспечивающие деятельность секретаря.
Во второй главе мною будут рассмотрены и проанализированы компьютерные средства подготовки документов, в том числе принцип работы с текстовыми документами и показана работа секретаря с сетевыми технологиями.
В третьей главе я собрала документы и рассмотрела отечественные системы автоматизации документооборота, и определила пути их совершенствования.
В заключении изложены основные результаты и выводы данной выпускной квалификационной работы «Компьютерные технологии в деятельности секретаря».
ГЛАВА 1. КОМПЬЮТЕРНЫЕ ТЕХНОЛОГИИ В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ СЕКРЕТАРЯ
1.1. История развития компьютерных технологий в России
Компьютеры проникли во все сферы деятельности человека, начиная с начального образования и заканчивая изучением новейших технологий, изучения новых видов материи, неизвестных пока человечеству. Применение компьютерных технологий облегчает процесс образования в средних и высших учебных заведениях, как самих учеников, студентов, так и рабочего персонала.
Благодаря разнообразию программного и аппаратного обеспечения сегодня возможно использование всех потенциальных возможностей компьютерных технологий. Это позволяет хранить огромное количество информации, занимая при этом минимальное место. Также компьютерные технологии позволяют быстро эту информацию обрабатывать и держать ее в защищенном виде.
Широкое распространение ПК сыграло огромную роль в развитии рынка труда. Автоматизация обработки информации позволяет в считанные секунды проделать работу, на которую раньше терялись недели, информирование руководителей о состоянии предприятий и рабочих мест происходит мгновенно. Увеличивается экономический потенциал в области страховых и финансовых услуг благодаря возросшему обмену услуг. Внедрение компьютерных технологий для введения новых форм занятости и организации труда [3, C. 151].
В конце XIX - начале XX вв. появляются новые технические средства - пишущие машинки, телеграф, затем телефон. С ними пришла возможность ускорения процессов делопроизводства, роста документооборота при уменьшении объема документов (за счет более компактного расположения текста).
Современные российские технологии ДОУ развивались постепенно, уходя корнями в традиции предшествующих периодов. В развитии делопроизводства СССР в XX в. было три основных периода: перестройка всей системы организации делопроизводства в 1920-1930-х гг., период почти полного отсутствия разработок в этой области в 1940- 1950-х гг. и развитие обширной законодательной базы, норм и правил делопроизводства в 1960-1990-х гг.
Смена государственной системы в 1917 г. сопровождалась перестройкой концепции управления страной в целом, аппарата государственных учреждений, а, следовательно, и смены системы делопроизводства. В первую очередь - ускорения процессов обработки документов и прохождения дел по инстанциям.
К концу 1920-х гг. остро встала проблема унификации и стандартизации документооборота. Были разработаны стандарты составления различных видов документов, форматы бланков. Стандартизировались материалы, применяемые в делопроизводстве (бумага, чернила, ленты для пишущих машинок и т.п.). В делопроизводстве появляются системы специальной документации - статистическая, плановая, бухгалтерская, кадровая. Издаются отраслевые, нормативные и методические материалы: инструкции по ведению делопроизводства, указания, правила и т.д. Проводятся исследования по стандартизации и унификации специальных систем документирования.
Великая Отечественная война, а затем необходимость восстановления хозяйства после нее привели к почти полному отсутствию теоретических и практических разработок в области ДОУ в 1940-1950-е гг.
Интерес к делопроизводственной основе управления возродился только к началу 1960-х гг., что негативно отразилось на развитии концепции безбумажного документооборота, которая в это время широко внедрялась за рубежом.
Россия с большим опозданием переходит к компьютеризации управления делопроизводством, применение которой позволяет достичь более высокой четкости и оперативности коммерческой работы. Во второй половине 90-х гг. на российском рынке появилось большое число программ, обеспечивающих компьютеризацию финансового планирования, бухгалтерского учета и отчетности. Лидерами в компьютеризации процессов управления, учета и отчетности, а также процессов, связанных с торговлей ценными бумагами, стали коммерческие банки.
Очевидно, что бумажные и электронные документы будут сосуществовать на равных еще значительное время, поэтому используемые в организациях СУД должны обеспечивать поддержку как электронного, так и традиционного (бумажного, фото, кино и прочего) документооборота и процесс рационального перехода от одного к другому [5, С.151].
Организация государственного управления в России всегда была проблемой - огромная страна, высокая цена управленческих решений и громоздкий аппарат управления, требовали создания некой системы, сводившей к минимуму последствия неэффективных и нерациональных решений. Строилась она на разделении функций содержательного исполнения документов и контроля исполнения. Контроль над движением и исполнением документов был возложен на специальных людей - делопроизводителей, фиксировавших сведения о входящих, исходящих и внутренних документах, резолюциях (поручениях) по документам и их выполнении, а также движение (передачу) и архивирование документов внутри организации. Основой технологии такой системы являются:
- инструкция по делопроизводству;
- номенклатура дел;
- регистрационная карточка (РК) документа;
- картотеки, объединяющие наборы РК;
- журналы передачи документов;
- контрольные карточки.
Таким образом, сформировался класс технологий, которые можно назвать бумажно-электронными, когда практически вся работа внутри организации идет с файлами документов в рамках некой автоматизированной системы. Бумажные документы в такой технологии зачастую сканируют сразу при регистрации, и дальше работают с электронной версией (в виде файла изображения - распознавать его до текста, как правило, необходимости не возникает). Сам оригинал при этом помещается в дело и больше не используется.
Внедрение такой технологии позволяет
- ускорить движение документов по организации;
- гарантировать своевременное рассмотрение документов;
- обеспечить эффективный контроль исполнения документов;
- повысить эффективность работы, как отдельных чиновников, так и организации в целом;
- снизить издержки на размножение, передачу и хранение копий бумажных документов;
- предоставить исполнителям документов возможность использования максимально полной документационной базы.
Но бумажные оригиналы в такой технологии продолжают существовать: они по-прежнему распечатываются, подписываются, рассылаются, занимают место и потребляют ресурсы.
Основными задачами компьютеризации делопроизводства являются следующие:
- ускорение доведения коммерческой информации до исполнителей, координация принятия решений и подготовки ответов;
- комплексность в проработке коммерческой документации;
- обеспечение возможности осуществления постоянного контроля за проработкой коммерческой документации, принятием решений и подготовкой ответов;
- установление четких направлений потоков коммерческой документации и определение мест хранения ее оригиналов;
- резкое уменьшение бумажных потоков коммерческих документов.
Основой организации рациональной и оперативной работы по созданию и обработке огромного потока документации на предприятиях стали ПК. Компьютерные технологии радикально изменили сам характер труда в делопроизводстве и управлении.
Перечислим основные возможности компьютерных технологий в делопроизводстве:
- помощь в создании документа (конструирование бланков для организации; подготовка документа и размещение его в памяти; использование шаблонов в создании документов; поиск, хранение и редактирование текста документов);
- передача документа на расстояние любому адресату, у которого есть факсимильная связь или ПК и модем (документ передается в электронном виде с компьютера на компьютер, в компьютерной локальной сети, а также с помощью электронной почты и сети Internet);
- регистрация документа (заполняется регистрационная карточка на экране ПК, а регистрационный номер наносят на сам документ в штамп для отметки о получении документа);
- контроль над исполнением документа (в электронной карточке делается отметка о контроле, и это автоматически позволяет информировать руководство организации об уровне исполнительской дисциплины работающих сотрудников, а также составлять разного рода справки-отчеты по документообороту);
- перевод текста документа с одного языка на другой (осуществляется в автоматическом режиме при наличии соответствующего пакета программ и некотором дополнительном редактировании текста);
- защита документов (от случайного доступа к информации в ПК; восстановление текста; антивирусная защита).
Конечно, организация делопроизводства во многом зависит от профиля деятельности коммерческой фирмы, ее организационной структуры, объема товарооборота и многих других факторов. Из этого следует, что практически невозможно рекомендовать универсальное решение по организации делопроизводства для всех коммерческих фирм.
Опыт показывает, что найти в продаже компьютерную программу, учитывающую индивидуальные особенности коммерческой работы фирмы, практически очень сложно. Пока проще привлечь специализированную фирму или принять на работу специалиста по программированию, тем более что и программы планирования и финансового мониторинга также требуют учета особенностей фирмы. При этом следует иметь в виду, что программу управления делопроизводством фирмы можно разрабатывать и вводить для наиболее типовых ситуаций поэтапно. В разработке алгоритмов программ должны участвовать представители всех подразделений фирмы.
Внедрение электронного документооборота на предприятии позволяет повысить эффективность труда его сотрудников за счет сокращения времени на поиск, разработку, тиражирование и пересылку документов. В то же время следует учесть, что использование ПК в документообороте предприятия зачастую наталкивается на многочисленные препятствия - финансовые, программно-технические и даже психологические. Поэтому при внедрении подобных систем следует следовать некоторым общим принципам (началам), которые позволят избежать серьезных ошибок и дискредитировать систему в целом.
Современные информационные технологии - это современные виды информационного обслуживания, организованные на базе компьютерной техники и коммуникационных средств, предназначенные для автоматизированного сбора, обработки, хранения, передачи и использования информации для получения определенных, заведомо ожидаемых результатов.
Современные информационные технологии и их программное обеспечение в офисных и полиграфических приложениях имеют много общего. С помощью этих программ можно решать задачи, которые типичны для деятельности в офисе:
- обработка различных текстовых документов, т.е. подготовка и модификация писем и отчетов, объявлений и приглашений, расписаний и прейскурантов и др.;
- финансовые и коммерческие расчеты с формированием различных таблиц и сводок, выполнение деловых и бухгалтерских операций;
- рассылка тестовой и графической информации удаленным адресатам, прием поступающих данных и др.;
- управление работой персонала (составление расписаний с учетом рабочего времени каждого сотрудника, учет кадров);
- подготовка презентаций на разнообразные темы;
- ведение разнообразных баз и многое другое.
В состав офисных приложений входят также системы электронного делового документооборота, а также электронные архивы.
Существует два подхода к совершенствованию деятельности секретаря на основе современных информационных технологий:
- совершенствование выполнения отдельных видов работ путем применения универсальных информационных технологий. Такой подход прост в реализации, но малоэффективен; он оправдан в небольших фирмах при отсутствии возможности и необходимости комплексного подхода к решению проблемы, а также в фирмах, где специфика основной деятельности и ее делопроизводство не позволяют эффективно использовать типовые решения;
- комплексный подход к внедрению информационных технологий во все сферы документационного обеспечения управления. Этот подход позволяет создать единое информационное пространство в организации; он является наиболее эффективным способом решения проблемы, однако требует наличия больших ресурсов.
Исходя из вышеизложенного, можно сделать следующий вывод: компьютерные технологии в России массово стали появляться только в 90-х годах. На предприятиях появление компьютерных технологий упростило множество задач: от составления графика работы сотрудников до выполнения сложных финансовых операций.
1.2. Технические средства обеспечения деятельности секретаря
Секретарь - под этим словом часто скрываются разные функции, должности, степень ответственности. Эта профессия уникальна, к ней можно предъявлять чисто квалификационные требования, которые существуют для должностей, которые рассмотрены в настоящей работе. Но в целом исполнение обязанностей секретаря достаточно индивидуально. Профессия секретарь может стать пропуском в мир большого бизнеса, так как школа секретаря - это школа жизни предприятия, организации, компании, изучение характеров людей, понимание структуры организации. Секретари всегда владеют информацией, заключенной в документах, а управление в любой организации - это, прежде всего, информация. Современному руководителю нужен не только исполнитель или думающий помощник, но и профессионал в своем деле. Секретарю необходимо изучать основные направления деятельности профессионального специалиста, улавливать современные тенденции развития бизнеса в современных компаниях и формировать новый тип профессионального помощника - секретаря (офис-менеджера, персонального ассистента).
К техническим средствам, которыми чаще всего пользуется секретарь, относятся: персональный компьютер, телефон, телефакс, принтер, факс-модем, машина для уничтожения бумаг, копировальный аппарат и сканер. Секретарь должен знать, уметь и максимально использовать имеющиеся средства для повышения оперативности и эффективности своего труда.
Компьютер стал незаменимым в практике секретаря, заменив собой печатную машинку и по праву занимает место «номер один» на его рабочем столе [3, C. 343]. Компьютер помогает выполнять широкий круг задач:
1. Составление и редактирование документов.
2. Регистрация и контроль исполнения документов.
3. Хранение и поис........


СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ
1. Аладин, Н. Электронный документооборот для всех и для всего / Н. Аладин // Банковские технологии. - 2010. - №7. - 119с
2. Басаков М.И. Азбука секретарского дела: практическое пособие / М.И. Басаков. - Ростов-на-Дону: Феникс, 2014. - 192 с.
3. Галахов В.В. Секретарское дело. Учебно-практическое пособие / В.В. Галахов, И.К. Корнеев. - М.: Проспект, 2012. - 608 с.
4. Гасов В.М. «Технические средства ввода-вывода графической информации» (серия в семи книгах «Организация взаимодействия человека с техническими средствами АСУ» под редакцией В. Н. Четверикова), 2011. -124с
5. Гринберг А.С. Документационное обеспечение управления. Электронный учебник / А.С. Гринберг. - Юнити-Дана, 2011. 390 с.
6. Громов Е.С. Компьютерное делопроизводство: учебное пособие/ Е.С. Громов, М.В. Баканов, И.А. Печерских; Кемеровский технологический институт пищевой промышленности. - Кемерово, 2010. - 236 с.
7. Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др.; Под ред. Т.В. Кузнецовой. Делопроизводство (Организация и технология документационного обеспеченья управления): Учебник для вузов / - М.:ЮНИТИ-ДАНА, 2012 - с.359
8. Кузнецов С.Л. Делопроизводство на компьютере / С.Л. Кузнецов. - М.: Бизнес-школа: Интел-Синтез, 2010. - 232 с.
9. Михайлов Ю.М. Секретарь руководителя / Ю.М. Михайлов. - М.: Альфа-Пресс, 2010. - 576 с.
10. Петрова Ю.А. Секретарское дело. Настольная книга секретаря-референта / Ю.А. Петрова. - М.: Омега-Л, 2013. - 320 с.
11. Попов С.Л. Делопроизводство и секретарская работа на персональном компьютере / С.Л. Попов. - М.: Солон-пресс, 2013. - 424 с.


Интернет-источники
Официальный сайт Lotus Notes [Электронный ресурс]. - URL: Российские системы автоматизации документооборота [Электронный ресурс]. - 2012. - Режим доступа: article.aspx
Система автоматизации делопроизводства и документооборота «ДЕЛО». Официальный сайт [Электронный ресурс]. - URL: eos_products/eos_delo/
Система автоматизации конфиденциального документооборота и организации потоков работ «OPTIMA-Work Flow». Официальный сайт [Электронный ресурс]. - URL:
Справочно-правовая система «Консультант Плюс» [Электронный ресурс]. - URL:
Энговатова О.А. 500 советов секретарю / О.А. Энговатова. - М.: Альфа-Пресс, 2012. - 224 с.
Company Media [Электронный ресурс]. - 2013. - Режим доступа: products/companymedia/moduli-sistemy/deloproizvodstvo
OfficeMedia - [Электронный ресурс]. - 2011. - Режим доступа: >



Перейти к полному тексту работы


Смотреть похожие работы

* Примечание. Уникальность работы указана на дату публикации, текущее значение может отличаться от указанного.